Geschäftsprozess-Management

Nenne die 5 Ziele der Geschäftsprozess-Modellierung.

1. Logische und zeitliche Abhängigkeiten erkennen
2. Verantwortlichkeiten festlegen
   • Funktionale Verantwortung
   • Prozessverantwortung
3. Kennzahlensystem definieren (Messen von Prozessen)
4. (Interne) Prozessvereinbarungen festlegen
5. Richtlinien/ Verfahrensanweisungen erstellen

Nenne 5 Gründe für Prozess-Management.

1. Transparenz über Abläufe erhalten
2. Organisatorische Veränderungen abbilden zu können
3. Zeit-/ Kostenprobleme in den Griff bekommen
4. Standardisierung der Abläufe erreichen
5. Ineffizienzen beseitigen

Nenne die 2 Definitionen von Geschäftsprozess-Management.

• GPM ist ein Rahmenkonzept zur Gestaltung, Erfassung, Optimierung, Verwaltung, Steuerung, Umsetzung und Kontrolle von betrieblichen Abläufen unter Verwendung geeigneter MEthoden und Werkzeuge
• Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Kette von Aktivitäten, die inhaltlich abgeschlossen sind und unter Zuhilfen von Ressourcen und eingehenden Informationen durch Menschen und/ oder Maschinen auf ein Unternehmensziel hin ausgeführt werden

Erkläre die 3 K's für Gruppenarbeit

• Kommunikation

  • Kommunikation als Verständigung von PErsonen untereinander bildet die Grundlage jeglicher Gruppenarbeit
• Koordination
  • Kommunikation zur Abstimmung aufgabenbezogener Tätigkeiten im Rahmen der Gruppenarbeit
• Kooperation
  • Kommunikation zur Koordination und zur Vereinbarung gemeinsamer, aufgabenbezogener Ziele

Klassifiziere typische Büroprozesse (Tipp: 3x3).

Klassifikation von Geschäftsprozessen?

Geschäftsprozess

• besteht aus Kette von inhaltlich abgeschlossenen Aktivitäten - werden mithilfe von Ressourcen, Informationen von Mensch oder Maschineauf Unternehmensziel hin ausgeführt.
• Unterscheidung der Prozesse in 2 Kenngrößen:
  • Häufigkeit
    • zyklisch
    • azyklisch
    • einmalig
  • Struktur
    • strukturiert (Einpflegen in WfMS möglich)
    • teilstukturiert
    • unstrukturiert

Geben Sie eine Definition des Begriffs "GPM" an

• GPM (= Geschäftsprozess-Management)
• Definition 1:
  • Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Kette von Aktivitäten, die inhaltlich abgeschlossen sind und unter Zuhilfenahme von Ressourcen und eingehenden Informationen durch Menschen und/ oder Maschinen auf ein Unternehmensziel hin ausgeführt werden.
• Definition 2:
  • Ein Geschäftsprozess ist eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Aktivitäten), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Er wird durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und transformiert "Input" durch den Einsatz materieller und immaterieller Güter und unter Beachtung bestimmter Regeln und unternehmesinterner und -externer Faktoren zu einem "Output" (ZU LANG!)

Nennen Sie mindestens 3 Grundsätze ordnungsgemäßer Modellierung und erklären Sie deren Inhalt mit eigenen Worten.

1. Richtigkeit
   • Das Modell muss syntaktisch und semantisch korrekt rein
2. Relevanz
   • Es soll nur das modelliert werden, was auch für den Modellierungszweck relevant ist
3. Wirtschaftlichkeit
   • Es wird so detailliert, wie es wirtschaftlich notwendig ist (Zeitersparnis vs. Detaillierungsgrad)
4. Klarheit
   1. Das Modell soll für die Zielgruppe verständlich sein
5. Vergleichbarkeit
   • Modellierte Abläufe müssen der Realität entsprechen und bei der Modellierung in unterschiedlichen Modellierungssprachen ineinander überführbar sein.
6. Systematischer Aufbau
   • Es muss eine Konsistenz des Modells im Hinblick auf Daten-, Funktions-, Organisations- und Prozesssicht gewahr bleiben

Erklären Sie den Unterschied zwischen den Begriffen "Visualisierung" und "Modellierung"

• Visualisierung
  • Prozess/ Sachverhalt wird lediglich dargestellt
  • Fokus liegt auf Dokumentation
• Modellierung
  • man folgt klarer Notation, welche erlaubt, auf Zsmhänge, zugehörige Rollen und Verantwortlichkeiten einzugehen
  • Fokus liegt auf Gestaltung und ggf. Optimierung
  • Auf Grundlage der Modellierung ist eine Simulation möglich

Bitte erklären Sie, warum die Prozessidentifikation im Rahmen des GPM wichtig ist und welche Probleme bei einer fehlerhaften Prozessidentifikation entstehen können.

• Prozessidentifikation
  • folgt entweder Top-Down- oder Bottom-Up-Approach
  • ist erster Schritt des Lebenszyklus von Geschäftsprozessen
    • Prozesse werden definiert
  • fehlerhafte Identifikation
    • fehlerhafte Basis verursacht Verschwendung von viel Zeit und anderen Ressourcen

Wie kann in einem BPMN-Modell ein Prozess modelliert werden, der über Unternehmensgrenzen geht?

Eine Prozessmodellierung über Unternehmensgrenzen ist mit BPMN nicht möglich! 

Dies kann lediglich per Nachrichtenübermittlung geschehen

Die ist der Lebenszyklus (7) von Geschäftsprozessen?

1. Prozessidentifikation
2. Prozess- (Ist-) Modellierung
3. Prozessanalyse
4. Prozess- (Soll-) Modellierung
5. Prozess-Implementierung
6. Prozessausführung
7. Prozessüberwachung ...-> startet wieder bei Identifikation

Nenne die Basisbausteine (4) der GP-Modellierung.

• Prozesstrukturen
• Ereignisse (..die Ablauf eines Prozesses beeinflussen)
• Regeln (...werden an Verzweigungen aktiv)
• Stellenstruktur (Rollen, Verantwortungen und Ressourcen)

Nenne die grundlegenden Bausteine der ePK (= ereignisgesteuerte Prozesskette)

• Ereignisse
  • beziehen sich auf konkreten Zeitpunkt
  • generieren Funktionen
• Funktionen
  • zeit- und ressourcenverbrauchend
  • auf Funktionen folgen Ereignisse
• -> Modelliersprache ePK wird schnell unübersichtlich!

Nenne die grundlegenden Objekttypen (4) der BPMN.

• Grundlegende BPMN-Objekttypen:
  • Connection Objects
  • Swimlanes
  • Artefakte
  • Gateways
• Moglichkeit der sukzessiven Detaillierung und Darstellung spezifischer Infos besteht
  • aber: es gibt keine unternehmensübergreifende Modellierung mit BPMN

Warum sollte die Sollkonzeption vor der Systemauswahl fertiggestellt werden? Welche möglichen Folgen könnten eintreten, wenn diese Reihenfolge nicht beachtet wird?

• Soll-Konzeption
  • erarbeitet Soll-Funktionalität des Systems
  • Entscheidende Faktoren werden festgelegt (Anzahl der Anwender, technische Umgebung, Kostenrahmen) und in einem Lastenheft festgehalten
• Ohne Sollkonzeption zu Beginn..
  • Systemanforderungen wären unbekannt -> wahrscheinlicher Fehlkauf -> aufwendige und kostenintensive Anpassungen

Warum ist ein fundiertes Pflichtenheft wichtig?

• Pflichtenheft
  • enthält vom Auftraggeber erarbeitete Realisierungsvorgaben
  • diese beabsichtigen die Umsetzung des Lastenhefts
  • Lastenheft stellt wesentlichen Teil des Vertrags dar
  • Je detaillierter und aussagekräftiger das Pflichtenheft, desto geringer die System-Implementierungsprobleme

Was ist eine Betriebsvereinbarung und was regelt diese?

• regelt Leistungsmerkmale eines Systems
• regelt Art und Umfang der gespeicherten und personenbezogenen Daten und den Umgang damit. Dies beinhaltet:
  • Zugriffsregelungen
  • Löschfristen
  • Bedingungen für die Datenübermittlung an Dritte
• Betriebsvereinbarung wird mit dem Betriebsrat geschlossen. Diese soll eine Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter ausschließen

Nenne die Besonderheiten eines GPM-Projekts.

• organisatorischer Rahmen, in dem Projekt aufgesetzt wird
• Rahmen ist kaskadenförmig, geh also immer weiter