M7 PzM 2 Pz ident. + Pz-Steckb

Bei der Definition von Prozessen stehen Unternehmen oft vor dem Problem, die vorhandenen Prozesse zu identifizieren, zu benennen und zueinander in Relation setzen zu müssen. Gefragt ist dazu ein (tieferes) analytisches Ver-ständnis von (3P)

Geschäftsmodell, Geschäftsabläufen und der Wertschöp-fungsvorgänge.

Welche Herausforderungen bei der Einbeziehung bestehender Prozesse oder Teilprozesse sowie deren Dokumentation und Regelung ergeben sich oftmals?

Der Vorgang der Identifikation, Zuordnung und Abgrenzung erschwert, da die eingefahrenen Prozessgrenzen auf Grund von Organisations- bzw. Zuständigkeitsgrenzen definiert wurden und sich nicht an der Wertschöpfung und den Abläufen im Gesamtbild des Unternehmens orientieren.

Zur Prozessidentifikation wird ein eindeutiger, aussagekräftiger Prozess-name (am besten: Substantiv + Verb) definiert. Zur Beschreibung eines Pro-zesses bedarf es der folgenden Festlegungen:10P

Prozesszweck, Kunden des Prozesses,Output, Input, Erster Prozessschritt, Letzter Prozessschritt, Schnittstellen, Erforderliche Ressourcen, Erfolgsfaktoren,Mitgeltende Unterlagen (MGU)

Wie wird die Prozessarchitektur gebildet? Wozu dient sie?

Während der Prozessstrukturierung werden die einzelnen identifizierten Vorgänge und Teilprozesse zu größeren und allgemeineren Prozessen zu-sammengefasst. stellt das Rahmenwerk oder die Gesamtstruktur aller Pro-zesse des Unternehmens dar

Basierend auf der Prozessarchitektur kön-nen entsprechend den individuellen Anforderungen des Unternehmens so-genannte Views eingerichtet werden. Typischerweise sind u.a. die folgenden Views gewünscht: 3P

-Organisations- bzw. rollenbasierter View -IT-View -End-to-End View

Abbil-dung der Prozesse in Form von Modellen. Dabei müssen alle Pro-zesse, die mit PzM verwaltet werden sollen, in ? Weise beschrieben werden. ? bedeutet in diesem Fall, dass alle Informationen zu einem Prozess und den zugehörigen Objekten mit ? und ? weiterverwendbaren und auswertbaren Daten dokumentiert werden müs-sen.

Nachdem Prozessarchitektur und Views definiert wurden, kann die Abbil-dung der Prozesse in Form von Modellen beginnen. Dabei müssen alle Pro-zesse, die mit PzM verwaltet werden sollen, in formaler Weise beschrieben werden. Formal bedeutet in diesem Fall, dass alle Informationen zu einem Prozess und den zugehörigen Objekten mit maschinell und automatisiert weiterverwendbaren und auswertbaren Daten dokumentiert werden müs-sen.

Was müssen Prozessmodelle beschreiben?

Prozessmodelle beschreiben Geschäftsabläufe von Anfang bis Ende, z.B. der Prozess „Order-to-Cash“ (d.h. der Ablauf von einer Bestellung über die Lie-ferung bis hin zur Abrechnung).

Wozu dient ein Prozess-Steckbrief (Prozess-stammblatt). Was ist der Inhalt?

„Big Picture des Prozesses“, weil alle primär relevanten Informationen (wie Zweck, Prozessinhalt, Trigger / Output sowie die für die Gestaltung und Steuerung wesentlichen Personen Prozesseigner und Prozessverantwortlicher) eines Prozesses zusammengefasst sind. Es wird oft als Basis für die Zielvereinbarung zwischen Prozesseigner und Prozess-verantwortlichen genutzt.

Der Erhebungsmix wird individuell für den betrachteten Prozess definiert und kann folgende Methoden (auch in Kombination miteinander) beinhal-ten:

• Dokumentenanalyse, • Einzel- oder Gruppeninterviews, • Selbstaufschreibung, • Erhebungsworkshops, • Beobachtung vor Ort und • Mystery Shopping. -Bildkartenmethode

Beim Arbeiten mit einem Prozessstammblatt kommt es vor allem auf Fol-gendes an 8P

1. Definition des Prozessziels / Einführung Prozessmanagement 2. Vorgänger (Lieferanten) des Prozesses 3. Input 4. Nachfolger (Kunde) des Prozesses 5. Output 6. Prozesseigentümer 7. Prozessregelungen 8. Prozessmessung und -steuerung

Basierend auf dieser Prozessarchitektur kön-nen entsprechend den individuellen Anforderungen des Unternehmens so-genannte Views eingerichtet werden. Erkläre Views

Views sind Blickwinkel, unter denen man die Gesamtheit aller Geschäftsprozesse, sprich die Prozessarchitektur, betrachten kann.

Views sind Blickwinkel, unter denen man die Gesamtheit aller Geschäftsprozesse, sprich die Prozessarchitektur, betrachten kann. Typischerweise sind u.a. die folgenden Views gewünscht:

• Organisations- bzw. rollenbasierter View: Dabei wird die Ge-samtstruktur der Prozesse nach Organisationskriterien, Tätigkeitsbe-reichen oder Rollen der Akteure gegliedert.

• IT-View: Die Prozessarchitektur wird aus Sicht der IT dargestellt. Maßgebende Gliederungskriterien sind hierbei, welche IT-Systeme in den Prozessen und deren einzelnen Schritten verwendet werden.

• End-to-End View: Darstellung der Prozesse nach unternehmensin-ternen Gesamtabläufen (z.B. ein Prozess beginnt bei der Bestellung und endet bei der Auslieferung oder beginnt beim Eingang eines An-trags und endet bei der Bestätigung der Abwicklung etc.).