Workflow-Management

Nenne die 6 Zielsetzungen von Wf-Management.

1. Beschleunigung der Abläufe
   • Höhere Produktivität
2. Erhöhte Auskunftsfähigkeit
   • Aktueller Bearbeitungsstand eines Vorgangs
3. Statistische Auswertungen
   • Protokolldateien, Historie
4. Nachweisbarkeit
   • Dokumentation von Abläufen durch das System (entsprechend behördlicher Vorschriften)
5. Qualitätssicherung
   • Verarbeitung anhand vordefinierter Prozesse
   • Überwachung der Ausführung von Aktivitäten
6. Einfacheres Umsetzen organisatorischer Veränderungen
   • Deshalb keine fest, anwenderspezifische Implementierung

Definition von Groupware.

• Groupware ist eine Mehrbenutzer-SW, die zur Unterstützung von kooperativer Arbeit entworfen und genutzt wird
  • sie erlaubt, Informationen auf elektr. Weg zwischen Gruppenmitgliedern einer Gruppe koordiniert auszutauschen/ zsm zu bearbeiten

Definition von Workflow

• Ein Workflow ist ein automatisierter Geschäftsprozess, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben zwischen versch. Teilnehmern (gemäß Ausführungsregeln) übertragen werden.

Definition von Workflow-Management

• Das Wf-Mgmt umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation, sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen

Definition von Workflow-Management-System (= WfMS)

• Ein WfMS dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse.
  • sie befassen sich mit der Definition, Erzeugung und Verwaltung von Workflows

Nenne die 3 Aufgaben von WfMS.

• Gehen über reine Mechanisierung von informationsverarbeitenden Tätigkeiten hinaus
• Sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluss zwischen Teilnehmern anhand eines vordefinierten Ablaufs steuern
• Bieten eine Unterstützung des Dokumentenflusses im Rahmen von (Büro-) Prozessen

Nenne die 4 zentralen Aspekte von WfMS.

• Organisatorisches Hintergrundwissen
• Vorgangsdefinition
• Vorgangsverwaltung
• Informations- und Dokumentenverwaltung

Was verstehen Sie unter einem Workflow?

Ein Workflow ist ein automatisierter Geschäftsprozess, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben zwischen verschiedenen Teilnehmern entsprechend einer Menge von Ausführungsregeln übertragen werden. Er kann als Abfolge von Transaktionen zwischen Objekten angesehen werden.

Müssen WfMS zwangsläufig über eine Engine verfügen?

Nein - Man unterscheidet zwei grundlegende Architekturtypen:

• enginebasierte WfMS
• mailbasierte WfMS (kann also auch auf das Mail-System statt auf die Engine zugreifen)

Welche grundlegenden Eigenschaften müssen Prozesse aufweisen, damit sie sich für die Unterstützung durch ein WfMS eignen?

• Prozesse müssen..
  • modellierbar sein
  • möglichst häufig vorkommen/ sich wiederholen
  • Struktur zur Betreuung und Weiterentwicklung der Prozesse sollte geschaffen werden
• ...ansonsten lohnt sich die ressourcenaufwendige Modellierung nicht

Grenze WfMgmt zu GPMgmt ab.

• Wf-Management
  • Ziel: automatisierbare Geschäftsprozesse (d.h. strukturiert und sich wiederholend) innerhalb technischer Umgebung implementieren
• GP-Management
  • reine Modellierung der GP
  • können auch nicht automatisierbare GP sein (somit GP, die technisch nie implementiert werden können)
  • zielt häufig auf Verbesserung/ Optimierung von Prozessen ab

Grenze WfMS von Groupware-Systemen ab

• Groupware
  • Mehrbenutzer-Software
  • unterstützt kooperative Arbeit durch Teilen von Informationen
  • verfolgt unstrukturierten, nicht fest definierten Ansatz
• WfMS
  • Bearbeitung erfolgt
    • innerhalb oft vorkommender/ wiederholender Prozesse
    • nach festem Regelsatz (stark strukturiert)

Stelle ein Modell eines WfMS dar (grundsätzlicher Aufbau inkl. Schnittstellen)

Erkläre die Rolle der Wf-Engine

• Wf-Engine ist
  • der zentrale Kernel (steuert gesamtes System)
  • ermöglicht einfache Administration und Auswertung
  • ist zentrale Kontrollinstanz für alle Prozesse (da sie Überblick über alle im WfMS laufenden Prozesse hat)
  • regelt Berechtigungen für jeden Nutzer
  • Ausfall der Engine führt zum Ausfall des gesamten Systems

Was sind die wesentlichen Bausteine einer Wf-Definition?

• Bausteine einer Wf-Definition:
  • Prozessstruktur
  • Organisationsstruktur (Personen, Rollen)
  • Informationsbausteine
• Im Gegensatz zu GP wesentlich detailliertere Definition, da zusätzliche Informationen benötigt werden (z.B. wer Anforderer, Freigebender etc. ist)

Erläutere die Klassifikation (4) von Wf-Systemen.

• Unterscheidung nach
  • Architekturtypen
    • engine- und mailbasierten WfMS
  • Migrationstypen
    • Daten-/ Kontrollfluss gemeinsam oder getrennt (nur mit Engine) von Prozesslogik
  • Protokolltypen
    • Push- oder Pull-Modell
    • Aufgaben werden Anwender zugewiesen oder dieser darf selbst wählen (nur mit Engine)
  • Steuerungstypen
    • verkettete oder ereignisbasierte Steuerungsmodi
    • Aufgabenreihenfolge wird entweder am Anfang definiert oder System reagiert dynamisch (nur mit Engine)