Onboarding mit Lernkarten: Neue Mitarbeitende einarbeiten
Neue Mitarbeitende brauchen Orientierung: Welche Produkte bieten wir an, wie bearbeiten wir Anfragen und wann holen wir Unterstützung? Dieser Ratgeber zeigt einen möglichen Einstieg mit Lernkarten am Beispiel eines fiktiven Kundendienstteams. Der Ablauf ergänzt persönliche Einführung und praktische Übungen.
1. Wissen für die erste Woche eingrenzen
Wähle zunächst drei Themen: grundlegendes Produktwissen, Ablauf einer Kundenanfrage und interne Ansprechpersonen. Lege fest, was neue Mitarbeitende nach der ersten Woche erklären und unter Begleitung anwenden sollen. Trenne dieses Einstiegswissen von Sonderfällen, die erst später wichtig werden.
2. Verlässliche interne Unterlagen auswählen
Nutze freigegebene Produktbeschreibungen und aktuelle Arbeitsanweisungen. Verwende nur Inhalte, die du für diesen Zweck nutzen darfst. Entferne echte Kundendaten, Zugangsdaten und vertrauliche Angaben. Prüfe vor einem KI-Upload, ob die Unterlagen für die Verarbeitung durch externe Dienste geeignet sind.
Datenschutz3. Schulungsmaterial mit KI vorbereiten
Erstelle mit der KI-Funktion in MemoCard erste Lernkarten aus geeigneten Dokumenten und bearbeite das Ergebnis im Editor. Eine Karte sollte eine konkrete Frage mit einer nachvollziehbaren Antwort enthalten. Teile lange Abläufe in mehrere Fragen auf. Für Produktschulungen kannst du etwa Funktion, Einsatzbereich und Grenzen getrennt abfragen.
4. Antworten durch Fachverantwortliche prüfen lassen
Vergleiche jeden Vorschlag mit den gültigen Unterlagen. Stimmen Produktnamen, Zuständigkeiten und Abläufe? Kann jemand ohne Vorkenntnisse die Frage verstehen? Entferne veraltete Angaben und unklare Formulierungen. KI-Vorschläge sind Entwürfe; die Freigabe sollte bei der zuständigen Person im Unternehmen liegen.
5. Teams zuordnen und Lernen begleiten
Organisiere neue Mitarbeitende als Lerngruppe und weise ihnen die passenden Kartensets zu. Sie können mit Kartenstapeln, dem Leitner-System oder im Prüfungsmodus üben. Nutze Lernaktivität und Ergebnisse für Rückfragen und praktische Übungen. Die Lernübersicht allein bestätigt keine berufliche Handlungskompetenz.
Organisationsverwaltung kennenlernenBeispiel: Drei Lernkarten für den Kundendienst
Diese fiktiven Muster beschreiben keine verbindlichen Unternehmensregeln. Ersetze die Antworten durch eure freigegebenen Abläufe und Zuständigkeiten.
Welche Angaben braucht die erste Aufnahme einer Kundenanfrage?
Im Musterteam werden Anliegen, betroffenes Produkt und bisherige Schritte festgehalten. Es werden nur die für die Bearbeitung notwendigen Angaben aufgenommen.
Was mache ich, wenn ich eine Produktfrage nicht sicher beantworten kann?
Im Musterteam wird die offene Frage an die zuständige Fachperson weitergegeben. Unbestätigte Aussagen werden nicht als Produkteigenschaft zugesichert.
Woran erkenne ich, dass eine Anfrage übergeben werden muss?
Im Musterteam wird übergeben, wenn die Anfrage ausserhalb des eigenen Zuständigkeitsbereichs liegt. Die Übergabe enthält eine kurze Zusammenfassung und die bereits geprüften Schritte.
Beispielplan für die erste Arbeitswoche
Der folgende Ablauf ist eine Vorlage für eure Einarbeitung. Zeitplan, Gespräche und praktische Aufgaben werden von euch organisiert; MemoCard führt diesen Wochenplan nicht automatisch aus.
- Tag 1: Produkte und Ansprechpersonen persönlich vorstellen; anschliessend mit einem kleinen Einstiegsset die wichtigsten Begriffe wiederholen.
- Tag 2: Den Ablauf einer Kundenanfrage zeigen und gemeinsam einen fiktiven Fall bearbeiten. Mit den passenden Karten nachbereiten.
- Tag 3: Produktfragen üben, offene Punkte sammeln und mit einer Fachperson klären. Unklare Karten gemeinsam überarbeiten.
- Tag 4: Einen weiteren Fall unter Begleitung bearbeiten. Das passende Set mit dem Leitner-System oder im Prüfungsmodus wiederholen.
- Tag 5: Ergebnisse und Erfahrungen besprechen. Weitere Übungen und Lerninhalte passend zum tatsächlichen Unterstützungsbedarf auswählen.