APVOa Kontrollfragen

 Erläutern Sie, welche Funktionen der Stellenbeschreibung als Führungsinstrument zugewiesen werden können. 

• ·       Bezeichnung der Position
  
• ·       Ziele der Stelle im Rahmen der Gesamtaufgabe
  
• ·       Aufgaben und Tätigkeiten
  
• ·       Qualifikationen und Kompetenzen
  
• ·       Verantwortlichkeiten
  

Bringen nicht nur für die Führungsorganisation Vorteile und Chancen mit sich, auch Vorgesetzte und Mitarbeitende können davon profitieren:

• ·       Aufgaben und Befugnisse sind klar definiert und abgegrenzt. Dadurch werden Spannungen und Missverständnisse zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten gemindert.
  
• ·       klare Definition der übertragenen Verantwortung steigert die Leistungsbereitschaft und das Pflichtbewusstsein
  
• ·       Stellenbeschreibung, ergänzt mit einem Anforderungsprofil, ermöglicht bei der Rekrutierung die richtigen Mitarbeitenden zu finden
  
• ·       Im Rahmen der Personalentwicklung bietet die Stellenbeschreibung eine optimale Basis für job rotation. Unterforderte Mitarbeitende werden erkannt und können mittels Weiterbildung gefördert werden
  
• ·       Mittels Stellenbeschreibungen können gezielt Positionen ermittelt werden, welche für ältere Mitarbeitende geeignet sind
  

Zeigen Sie anhand der Aufgaben des Personalbereichs, wozu die Stellenbeschreibung gebraucht werden kann.

 

 

STB sind ein Hilfsmittel für unterschiedliche Aufgaben im Unternehmen. Sie können beispielsweise Grundlage sein für Stellenausschreibungen, Zielgespräche, Kapazitätsplanung, Zeugniserstellung, Reorganisation etc.

Darüber hinaus hilft die Stellenbeschreibung Vorgesetzten und Mitarbeitern bei der Orientierung im Unternehmen à  als wichtiges Führungsinstrument. Sie dient als Orientierungsrahmen um Prozesse zu gestalten und aufeinander abzustimmen und kann als Grundlage für die Personalentwicklung sein. Die STB tragt ebenfalls zur Motivation der Mitarbeiter bei, weil sie aus ihr den Sinn und Zweck ihrer Arbeit ableiten können.

• Personalkostenplanung und -überwachung wird erleichtert
  
• Mittel zur Rationalisierung
  
• Systematische Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender
  
• Ansporn für Weiterbildung und Aufstieg
  
• Fördert innerbetriebliche Mobilität
  
• Vereinfachung der Verwaltungsarbeiten
  
• Massnahmen für die Arbeitssicherheit
  
• Förderung den Gesundheitsschutz und die Gesundheitsfürsorge
  

 

Suche nach Assistenz in der Finanzabteilung: Der Leiter der Abteilung Finanzen eines mittelständischen Unternehmens benötigt eine neue Assistentin / einen neuen Assistenten. In Frage kommen in erster Linie Hochschulabsolventen betriebswirtschaftlicher Richtung, die ihre erste Stelle nach abgeschlossenem Studium suchen. Wie sieht hier das Anforderungsprofil aus?

Firma	XY
Abteilung	Finanzen
Stellenbezeichnung	Assistenzfunktion
Eintrittsdatum	1. Dezember 2015 oder nach Vereinbarung
Beschäftigungsgrad	100 %
Aufgabenbereiche
Führungsaufgabe	Keine
Berufliche Grundausbildung	KV
Berufliche Weiterbildung	Fachhochschule/Universitätsabschluss in Wirtschaft
Vertiefungsfach erwünscht	Finanzwesen
EDV Kenntnisse	Sehr gute Excel Kenntnisse Sehr gute Word Kenntnisse Gute PowerPoint Kenntnisse
Sprachen	Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Gute Englischkenntnisse in Wort Andere Sprachkenntnisse von  Vorteil
Kommunikation	Gute Kommunikationskenntnisse Umgang mit unterschiedlichen Mitarbeitern

Wie sieht ein mögliches Anforderungsprofil aus?

Welche Möglichkeiten sehen Sie, um sich auf dem Arbeitsmarkt Wettbewerbsvorteile gegen über der Konkurrenz zu verschaffen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu profilieren?

Die Mitarbeiter repräsentieren das U‘ gegen aussen. Sind die MA glücklich und zufrieden, wird das Image verbessert und positiv über das U‘ gesprochen. Die MA können durch Weiterbildungen, Fortbildungen oder andere Entwicklungsmöglichkeiten motiviert und gefordert werden. Teamklima und Infrastruktur können auch in Betracht gezogen werden. 

Das U‘ kann anhand seiner erschaffenen Werte und Positionierung (Bsp. Innovation) ein positives Bild gegen aussen vermitteln. Die Bewerber oder MA werden aufmerksam gemacht und die Attraktivität steigt.

Mittels Werbung in Zeitschriften, Magazine , Schulen oder Besichtigungstouren sowie Personalvermittler kann sich das U‘ die Bekanntheit erhöhen  sowie Attraktivität erhöhen.

Des weiteren habenfolgenden Faktoren Einflüsse auf die Attraktivität:

·       Vergütungen: Entlöhnung/Fringe-Benefit/Perks

·       Unternehmenskultur: Haltung der MA und Umgang

·       internen Prozesse und Strukturen: seriosität

·       Life Balance: Motivation und Abwechslung

Beurteilen Sie die Vor-/Nachteile der Ihnen bekannten Werbeinstrumente bei der Personalsuche aus der Sicht des Unternehmens und der Mitarbeitenden.

Webseite, Social-Media (Xing), externe Websites, Apps, über MAà Empfehlungen, Plakate bzw. digitale Bildschirme wie an Bahnhöfen,

Unternehmen:

MA

Pro:           CV als überblick und informativ Bewerbungsgespräch als Erkenntnisse / Eindruck Motivationsschreiben zeigt seriosität und Fachkenntnisse Zeugnisse sind visitenkarten und sind informativ Assessment/mehrer Gespräche sind wertvolle Informationen Kontra:     Zeugnisse sind subjektiv Referenzenà nur das mittelen was im Zeugnis steht und somit subjektiv 1 Bewerbungsgespräch à nicht sinnvoll und wenig Eindruck Mehrer Gespräche sind Zeit- und Kostenintensiv

Pro: Saubere CV als Visitenkarte und Informationsreich Motivationsschreiben mit ersten Eindruck Gute Zeugnisse sind Visitenkarten Bewerbungsgespräch als Chance sich zu verkaufen   Kontra: Gesprächsfragen können entscheidend sein, da sehr gut formuliert Dreiecksfragen können fatal sein Motivationsschreiben falls fehlerhaft

Suche nach Assistenz in der Finanzabteilung: Der Leiter der Abteilung Finanzen eines mittelständischen Unternehmens benötigt eine neue Assistentin / einen neuen Assistenten. In Frage kommen in erster Linie Hochschulabsolventen betriebswirtschaftlicher Richtung, die ihre erste Stelle nach abgeschlossenem Studium suchen.

Wie gestalten Sie die Personalwerbung und wie gehen Sie bei der Auswahl der Bewerber/Innen vor?

Personalwerbung :

An Hochfachschulen Werbung betreibenà z.B. Kooperation mit Hochschulen eingehen, dass Stelleninserat dort unter z.B. „freien Stellen für Absolvierende“ eingetragen werden kann

An Bahnhöfen à Plakate oder digitale Werbung an Screens

20minà Inserat

Über LinkedIn oder Xing

Schalten von Inseraten in „Fachspezifischen Zeitschriften“ wie z.B. KMU, Bilanz + Buchhaltung, Controller Magazin, Handelszeitung, Corporate Finance, Finanz- und Wirtschaftsspiegel, Finance, etc.

Online-Plattformen wie ostjob.ch, jobscout24.ch, monster.ch, etc. (je nach Budget)

 

Bewerberauswahl:

1.     Bewerbungen prüfen

2.     geeignete Kandidaten für ein Erstgespräch einladen

3.     Assessment durchführen

4.     Zweitgespräch inkl. Teamkennenlernen

5.     Schnuppertag

6.     Austauschgespräch / Zu- oder Absage 

Personalbeschaffung:

Welche Rolle spielt eine sorgfältige Personalselektion?

·     

·       Die richtigen Kandidaten wählen

·       Führt zu einer höheren Effizienz bei der Auswahl

·       Kosten können eingespart werden, da die richtige Person am richtigen Platz besetzt wurde

·       Anforderungen des Arbeitsplatzes = Qualifikation eines Bewerbers

·       Geringe zeitliche Aufwendungen

·       geringes Risiko von Fehlbesetzung

·       Dass man sich von fehlerhaft eingestellten Mitarbeitenden nicht trennen und die gesamte Personalsuche von vorn  starten muss

Welche Punkte sollten in einem Stelleninserat berücksichtigt werden?

• Informationsfunktion: Angebot der Informationen, die ein Bewerber benötigt, um Einschätzen zu können, ob die Bewerbung lohnt
  
• Vorstellung des Unternehmens
  
• Zu besetzende Position / Stelle
  
• Voraussetzungen / Anforderungen und Erwartungen
  
• Besondere Vorteile / Unternehmensleistungen, -angebot
  
• Kontakt und Bewerbungsvorgehen
  
• Werbefunktion: Kommunikation von Attraktivitätspotenzialen
  
• Informativ
  
• Sympathisch
  
• Gestaltungsfreiraum (Firma, Produkt, Mitarbeiter oder Standort im Mittelpunkt, Position, berufliche Zukunft oder weitere Aufhänger im Vordergrund)
  

Sie sind Personalchef der Firma Chemix AG. Dieses Unternehmen handelt mit chemischen Rohstoffen. In der Abteilung "Lösungsmittel" ist die Stelle des Verkaufsleiters vakant.

Was spricht für die Besetzung dieser Stelle mit einem betriebseigenen Mitarbeiter, was dagegen?

Dafür:  geringer Kosten und Einarbeitungszeit, Bewerber ist bekannt, schnellere Besetzung und grosse Betriebsbindung

Dagegen: Betriebsblindheit, Personalbedarf wird nur verlagert, kollegialer Bindung,

 

•Wie würden Sie bei der Einstellung eines betriebsfremden Verkaufsleiters vorgehen?

1.     Analyse Bewerbung: Motivationsschreiben, CV, Zeugnisse, Referenzen

2.     Selektion: Killerkriterien und wenn möglich nach internen Tests

3.     Vorstellungsgespräch: Soziale Aspekte, Leistungsverhalten, Fachliche Aspekte

Charakterisieren Sie die Chancen einer guten Personalselektion bzw. Gefahren einer schlechten Personalselektion jeweils aus der Sicht des Unternehmens und der Mitarbeitenden.

Unternehmen:

Positiv: Kosten, effizient, gute Besetzung der Stelle, neue Einblicke/Erfahrungen, Konkurrenzinfos bei Externen

Nachteil: Kosten, Fluktuation, Einarbeitungszeit, Arbeitsproduktivität leidet, Teamklima verändert sich,

Mitarbeitenden:

Positiv: neue Erfahrungen, motiviert, Bedürfnisdeckung, Arbeitet effizient, kreativ,

Nachteil: demotiviert, unzufrieden, kündigt auf kurzer Dauer, verloren Zeit, 

Welche Hilfsmittel stehen Ihnen zur Verfügung, um die Fähigkeiten der Bewerberinnen und Bewerber zu eruieren?

·       Internet

·       Referenzen

·       Kontakte

·       Assessment

·       Fall im Unternehmen vorstellenà Bewerber lösen

Welche sind die wesentlichen Vorteile der internen und externen Personalbeschaffung?

Intern:

·       Geringe finanzielle und zeitliche Kosten

·       Reduziertes Risiko von Fehlbesetzung

·       Kompetenzen und Qualifikationen bereits bekannt

·       Keine oder wenig Einarbeitungszeit

Extern:

·       Grössere Auswahlmöglichkeiten

·       Zusätzliches neues Wissen und Informationen

·       Neue Ideen

·       Bessere Akzeptanz 

Wie würden Sie ein Vorstellungsgespräch z.B.  für einen Auszubildenden strukturieren?

1.     Bewerbungseingang

2.     Bewerbungsunterlagen nach vollständigkeit prüfen

3.     Analyse Mindestkriterien erfüllt

4.     Selektionieren

5.     CV, Motivationsschreiben, Zeugnisse prüfen

6.     Einladung Bewerbungsgespräch

7.     Fragen, Deutschtest (abhängig vom Unternehmen), kleine Leistungstest (alltags Aufgabe lösen)

8.     Bei Interesse Schnuppertag vereinbaren

9.     Andere MA nach Rückmeldungen fragen (Schnuppertag)

10.   Entscheid

Was sind wesentliche Vorteile des Einsatzes von Software-Lösungen bei der Personalbeschaffung? 

·       Kein Papierkram

·       Trend des Internet und Online Infos

·       Verfahren ist effizient und produktiver

·       Soziale Netzwerk wie Xing kommt immer mehr

·       Zeit- und Kostenersparnis

Was ist der Unterschied zwischen Employer Branding, Employer Brand und Personalmarketing?

Ø  Employer Branding:

Die Profilierung und Positionierung eines Unternehmens als Arbeitgeber auf den relevanten Zielmärkten. Umfasst alle Entscheidungen, welche die Planung,, Gestaltung, Führung und Kontrolle der Arbeitgebermarke betrifft.

Ø  Employer Brand:

Es geht um die Arbeitgebermarke. Ist ein Qualitätsversprechen, das eine langfristige nutzenstiftende Wirkung erzielt und bei der anvisierten Zielgruppe hinsichtlich Erfüllung und Erwartung einen nachhaltigen Erfolg im Markt realisiert. Es geht auch um die Positionierung eines Unternehmens und Ziel ist es ein interessanter Arbeitgeber darzustellen.

Ø  Personalmarketing:

Ist ein Teilbereich des Employer Branding. Ist auf der taktisch-operativen Ebene zu finden. Wird die Erschliessung des externen Arbeitsmarktes durch Auf- und Ausbau eines positiven Image auf beschaffungsrelevanten Arbeitsmarktsegmenten verstanden.

Wie hat sich das Employer Branding in den letzten Jahrzehnten entwickelt?

Am Anfang war das Employer Branding nur ansatzweise bekannt. Langezeit nur auf der operativen taktischen Ebene verwendet. Danach entwickelte man mehr Verständnis  bis heute es für die strategische Unternehmensführung  und Managementkonzept verwendet wird. 

Warum investieren Unternehmen  so viel Geld in den Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke?

·       Steigerung der Arbeitgeberbekanntheit

·       Bindung von Leistungsträger

·       Erhöhung der Mitarbeiteridentifikation- und Motivation

·       Erhöhung der Qualität

·       Erleichtert Unternehmen die Ansprache von Bewerbern

·       Bessere potenzielle Bewerbern frequentiert

·       Hohe Identifikation und Loyalität

·       Senkung der Fluktuation

·       Positives Leistungsverhalten

·      Senkung der Transaktion  

Je  nach Zielgruppe kann ein Unternehmen entsprechende Massnahmen in Zusammenhang mit seiner Employer-Branding-Strategie eingreifen. Welche Massnahmen der externen Ebene sind eher bei Jugendlichen bzw. Auszubildenden und welche eher bei Fach- und Führungskräften sinnvoll?

Jugendlichen/Auszubildenden: ·       20min ·       Plakate ·       Infotag an Schulen ·       Apps ·       Brochuren ·       Kooperationen mit Schulen ·       Messen

Fach- und Führungskräfte:   Personalvermittlung Zeitungen Netzwerke wie linkedIn Plattformen wie Jobs.ch Karrierewebsite

Was ist unter Retention-Management zu verstehen? Erläutern Sie zudem den Unterscheid zwischen dem strategischen und operativen Retention-Management und zeigen Sie auf, welche Ziele Unternehmen mit einem Retention-Programm verfolgen. 

Wie können Mitarbeiter/innen langfristig gebunden werden.  Es ist das Ergebnis von Managementaktivitäten, die MA dazu veranlasst, im Unternehmen zu bleiben, Leistung zu erbringen und sich loyal gegenüber der Organisation zu zeigen.

Ziel von Retention ist die Loyalität der Leistungsträger gegenüber der Organisation aufrechterhalten, Bereitschaft von Leistungsträger im Unternehmen zu bleiben aufrechterhalten und Aufrechterhaltung der Leistung von Leistungsträgern.