Leadership - mündlich Prüfungsvorbereitung

Pareto-Prinzip

80/20 Regel

Mit 20% der Zeit wird 80% der Arbeit erledigt. In den übrigen 80% der Zeit werden die restlichen 20% der Arbeit erfüllt. 

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse geht davon aus, dass die Aufgaben unterschiedlich stark zur Zielerreichungbeitragen.

Kategorisierung und Erledigung von Aufgaben gemäss ABC-Analyse:

A-Aufgaben
- Aufgaben sind sehr wichtig für Zielerreichung
- Ich muss die aufgabe selber erfüllen
- muss dringend erledigt werden

B-Aufgaben:
- durchschnittlich wichtig
- nicht selber erfüllen
- kann zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt werden

C-Aufgaben:
- unwichtig für Zielerreichung
- nicht selber erfüllen
- kann problemlos zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt 

Wie kann bei der ABC-Analyse die Aufgaben bewertet werden?

- Beitrag zur Zielerreichung?
- Auswirkungen auf andere Aufgaben? (hängen andere Tasks von dieser Aufabe ab?)
- Tragweite bei Nichterledigung?
- Nutzen durch erledigung? 

Zeitplanung bei ABC-Analyse?

Verteilgung Aufgaben in %
A = 15% der Aufgaben
B = 20% der Aufgaben
C = 65 % der Aufgaben

Verteilung des Aufwands in %
A = 65% der Zeit
B = 25% der Zeit
C = 15%der Zeit

Eisenhower-Prinzip

Hilft die Prioritäten der Aufgabenerledigun richtig zu setzen:

Wird in Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft.

Wichtig & dringend:
"Muss"-Aufgaben - sofort selber erledigen, keinen Aufschub

Wichtig & nicht dringend:
Aufgaben müssen erledigt werden, aber nicht sofort. Aufgabe terminieren und Zeit reservieren. Möglicherweise Teilaufgaben delegieren

Unwichtig & dringend
Aufgabe delegieren

Unwichtig & nicht dringend
Unnötige Aufgaben inorrieden. 

Eisenhower-Prinzip (Grafik)

Gründe für das Delegieren

Sich entlasten und Zeitbudget für wichtigere Aufgaben gewinnen

Zeit gewinnen für Führungsaufgaben

Mitarbeiter motivieren, wenn Ihnen interessante Aufgaben übergeben werden

Mitarbeiter befähigen, Kompetenz übertragen und fördern!

Nutzen von Fähigkeiten und Erfahrungen von Mitarbeitern

Ausreden für "nicht-delegieren"

Es kostet mich mehr Zeit, etwas zu erklären, als gleich selber zu erledigen.
- mag sein, aber eigener Zeitaufwand wird unterschätzt, Zeitaufwand anderer wird überschätzt. Beim nächsten Mal gewinnt man Zeit, da bereits erklärt

Ich habe keine Zeit für Kontrollen
- Achtung: eigene disqualifikation - kein Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter

Ich will unkalre Aufgaben meinen Mitarbeitenden nicht zumuten
Unklarheiten müssen geklärt sein vor dem delegieren oder die Rückfragen ebenfalls mitdelegieren.

Ich will meine Mitarbeitenden nciht überfordern
Ev. Angst vo Kontroll- oder Machtverlust. Oder zu wenig Vertrauen in dei Fähigkeiten der Mitarbeiter

Mir macht die Aufgabe Spass, darum will ich nicht delegieren
Sofern genügend Zeit vorhanden, kein Problem. Bei Ressourcenengpässen muss aber Fokus auf den wichtigne Tasks liegen und delegieren wird wichtig!

Typische Aufgaben die man delegieren und nicht delegieren kann/darf:

delegierbar:
- Routineaufgaben
- Vorbereitende, organisatorische und unterstützende Tätigkeiten
- Entscheidungen, die MA selber fällen können
- Aufgaben die MA schneller/ besser erledigen als ich

Nicht delegierbar:
- Direkte Führungsaufgaben
- Teamentwicklungsaufgaben
- Repräsentative Aufgaben an offiziellen Anlässen
- Entscheidungen mit weitreichenden Konsequenzen
- Heikle (sensible) Aufgaben
- Streng vertrauliche Aufgaben
- Aufgaben die persönlich an mich delegiert sind oder die Erledigung von mir erwartet wird

Aufgaben nach folgenden Kriterien Delegieren:

Adressaten:
- Grundsätzlich nur an direkt unterstellte MA (nicht über wieitere Führungsebenen)
- Nur an eine Person delegieren
- Fordern, nicht überfordern (Fähigkeit und Kapazität berücksichtigen)

Zeitpunkt:
- so frühzeitig wie möglich
- wenn möglich vollständige Aufgabe, nicht "Stück für Stück"

Verbindlichkeit:
- Zweck und Ziel bekannt geben
- wenn möglich schrifltich und nicht nur mündlich erteilen
- AKV-Prinzip (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung)

Kontrolle:
- Unterstützung bei Problemen anbieten
- bei umfangreichen AUfgaben Zwischenkontrollen
- konstruktives Feedback

Delegieren: Wie klare Aufträge wie erteilen?

Nach den 6 "W-Fragen":

- Was ist zu tun?
- Wer übernimmt die Aufgabe?
- Warum muss es eledigt werden?
- Wann beginnt die Aufgabe, wann muss erledigt sein?
- Wie vorgehen, welche Vorgaben sind einzuhalten?
- Womit kann gearbeitet werden (Ressourcen, Hilfsmittel)?

Delegieren: AKV-Prinzip

Eine Aufgabe konsequent zu delegieren heis auch die nötigen Kompetenzen und Verantwortungen zu übergeben:

Aufgabe: Aufforderung oder Verpflichtung, eine Anforderung zu bewältigen

Kompetenz: Befugnisse erteilen um Eintscheidungen zu fällen, Aufträge zu erteilen, Vorgehen zu bestimmen, über notwendige Hilfsmittel (Systeme & Informationen)

Verantwortung: Pflicht zur vereinbarungsgemässen Aufgabenerfüllung.

Meilensteine bei Delegationsgespräch:

(Teamführung S. 73)

Gesprächseinstieg:
- Begrüssung, Erwartungen & Ziel des Gesprächs

Aufgabe:
- Aufgabe vorstellen, Hintergründe & Zusammenhänge
- Ziel & Nutzen
- Rahmenbedingungen & Einschränkungen
- allfällige Probleme und Schwierigkeiten

Erwartungen:
- Erwartungen ausdrücklich formulieren
- Gelegenheit für Stellungnahme geben / Ängste und Bedenken ernst nehmen
- Änderungswünsche und Ergänzungen besprechen
- Unterstützung anbieten, Form definieren

Vereinbarung:
- Kompetenz und Veranzwortung klären
- Weiteres Vorgehen bestimmen
- Termine für Zwischenkontrolle (wenn nötig)
- Commitment von MA einholen

Gesprächsabschluss:
- Zusammenfassen
- Zuversicht ausdrücken
- Falls offene Punkte, Gespräch anbieten
- Dank ausdrücken

Bedürfnispyramide nach Maslow

(Teamführung S. 53)

5 Stufen:

1. Physiologische oder Grundbedürfnisse (Nahrung, Wetterschutz, Schlaf usw.)

2. Sicherheitsbedürfniss (Schutz vor Gefahren, wirtschaftliche Sicherheit usw.)

3. Kontakt- & Sozialebedürfnisse (Zuneigung, Geborgenheit, Akzeptiert werden usw.)

4. Achtung und Anerkennung (Prestige, Status, Respekt, Unabhängigkeit, Entscheidungsmöglichkeiten)

5. Selbstverwirklichung (persönliche Entwickling, sinnvolles Leben führen, bereichernde Aufgaben)

Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg

(Teamführung S.54)

Arbeitszufriedenheit durch die Hygienefaktoren und Motivatoren.

Hygienefaktoren:
- Verringert die Unzufriedenheit, bewirkt aber nicht mehr Leistungsbereitschaft
Beispiele: Unternehmenspolitik, Status, Lohn, Arbeitszeit, Arbeitsplatzsicherheit usw.

Motivatoren:
- Wirken sich positif auf die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft aus.
Beispiele: Interessante und sinnvolle Aufagbe, Annerkennung der Leistung, Sichtbarerer Erfolg bei der Arbeit, Selbständigkeit, Karrieremöglichkeiten usw.

Einstellung

(Selbstkenntnie, S.12)

"...seelische Haltung gegenüber einer Person, einer Idee oder einer Sache, verbunden mit einer Wertung oder Erwartung."

Die vier Lebenseinstellungen

(Selbstkenntniss, S. 13)

Du bist ok / ich bin ok
- Konstruktive Einstellung
offene und gelichberechtige Einstellung, positives Selbstbild

Du bist ok / ich bin nicht ok
- Unterlegenheitsgefühlt
Unsicher, Minderwertigkeitsgefühl, sucht Fehler immer bei sich selbst, machen sich selber klein

Du bist nicht ok / ich bin ok
- Überlegenheitsgefühl
Misstrauische, vorwurfsvolle und frustrierte Einstellung anderen gegenüber, wirken arrogant und überheblich, können andere nicht wertschätzen

DU bist nicht ok / ich bin nicht ok
- Sinn- / Wertlosigkeit
Grundsätzlich pessimistisch sich und Mitmenschen gegenüber, können sich selber und Mitmenschen nicht akzeptieren, depressiv
 

Wert(e) allgemein / Unternehmenswerte

(Selbstkenntnis - S.14 / Teamführung. S. 21/ S.12)

Drückt die Bedeutung aus, die man etwas gibt. Sie drücken bestimte Tugenden bzw. Grundhaltungen aus. 

Typische Unternehhmenswerte:
Ethik - Verantwortbarkeit und für das Unternehmen zumutbar.
Nachhaltigkeit - langfristiges Denken und umsichtiges unternehmerisches Handeln
Diversity - Soziale Vielfalt, konstruktiever Umgang baisert auf Offneheit, Wertschätzung und Achtsamkeit

Kollektive Werte

(Selbstkenntnis S.14)

...sind gemeinsame Werte (Gesellschaft, eines Landes, Vereins, Unternehmen usw.)

Bspw. typischer Werte der Schweizer gelten Pünktlichkeit & Präzision

Individuelle Werte

(Selbstkenntnis S.14)

Diese Werte werden von unserem Umfeld vermittelt in dem wir aufwachsen. 

Meine persönlichen Werte helfen mir z.B. als Kriterien, wenn ich eine Person oder Situation beurteilen und mich für oder gegen etwas entscheiden muss. Mir gegenüber kann ich mein Verhalten schlüssig begründen. 

Beispiele:
Anerkennung / Status, Frieden / Harmoenie, Reife / Weitsicht, Ruhe / Besonnenheit, Kreativität, Einfluss / Macht, Disziplin / Leistung, Autonomie / Unabhängigkeit, Ehrlichkeit, Wahrheit, Entwicklung, Engagement, Fairness, Familie, Flexibilität, Freiheit, Freude