Personaladministration

Nenne 3 Ziele der Personaladministration?

• Personaldaten zur Verfügung stellen
• Effiziente interne und externe Abläufe organisieren
• Personaldaten zur Gewährung einer internen Kommunikation aktuell zur Verfügung stellen
• Schnittstellen effizient auf einander abstimmen
• Alle Informationen über das Pesonal eines Unternehmens bereit zu stellen
• Administrative Unterstützung der Linienvorgesetzten
• Auswertungen erstellen und zur Verfügung stellen

Nenne die zentralen Tätigkeiten in der Personaladministration und ein Beispiel.

• Informieren: Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen liefern, Daten an Dritte weitergeben (Sozialversicherungen), Daten verwalten/aufbereiten/à jour halten
• Abwickeln: Hilfeleistung für dezentrale Personalarbeit geben z.B. Zeit/Abwesenheitskontrolle/administrative Abwicklung eines Selektionsverfahrens/Checklisten erstellen/Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten entlasten/Mutationen vornehmen/Beförderungen
• Abrechnen: Gehalt, Erstellen der Lohnabrechnung, Abrechnung mit Sozialversicherungen, Quellensteuer, Kinderzulagen
• Überwachen: Krankheit, Unfall, Absenzen Meldungen, Zeit und Ferien, Abläufe, Einhaltung von Weisungen, Lohnpolitik und Vereinbarungen

Nenne einige Arbeitsinstrumente der Personaladministration.

• Standardvorlagen für Korrespondenz (Bewerbungsabsage, Eingangsbestätigung)
• Formulare (Mitarbeitergespräch, Austrittsgespräch)
• Checklisten (Eintritt/Austritt. Pensionierung, Alkohol am Arbeitsplatz)
• Handbücher (Personalhandbuch)
• Listen, Verzeichnisse (Telefonlisten, Mitarbeiterlisten)
• Flussdiagramme (Beförderungen)
• Merkblätter, Leitfäden (frühzeitige Pensionierung, Unfallprävention)
• Personaldossiers (Archivierung)
• PIS (Personalinformationssystem)
• Internet, Intranet

Wie lange muss ein Personaldossier aufbewahrt werden?

10 Jahre (Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnausweise)

Was sind Massnahmen im Bezug auf Datenschutz für Daten auf Papier?

• Zentrale Lagerung in der Personalabteilung
• Abschliessbarer Raum/Schrank
• Personaldossier nicht offen herumliegen lassen
• Feuerlöscher/Wasserschaden vorbeugen -> Archivierurng an trockenen Orten
• Regelung der Einsichtsnahme

Was sind Massnahmen im Bezug auf Datenschutz für elektronische Daten?

• Zugang zum Netz mit ID und PW
• Programmschutz mit Zugriff nur für berechtigte Personen
• Zugriffsüberprüfung/Meldung
• Überprüfung aller Datenträger auf Viren
• Firewall
• Verschlüsselung der Datenübermittlung
• Absicherung der Stromversorgung

Was können Inhaltesbereiche in einem Personalhandbuch sein?

• Personelle Führung
• Anstellung/Reglemente
• Lohn
• Aus- und Weiterbildung
• Soziales und Dienstleistungen
• Versicherungen
• Checklisten
• Prozesse

Was können Inhaltsbereiche in einem Mitarbeiterhandbuch sein?

• Vorstellung der Unternehmung
• Anstellungsbedingungen
• Lohn und Versicherungen
• Aus- und Weiterbildung
• Soziales und Dienstleistungen
• Diverses

Nenne jeweils ein Beispiel für einen Ersatzbedarf, Neubedarf und Personalabbau in der Personalplanung?

• Ersatzbedarf: Durch Kündigungen, Pensionierungen braucht es Ersatz von Mitarbeitern.
• Neubedarf: Durch Veränderung und Erweiterung der Aufgaben oder Geschäfsfelder braucht es neue Mitarbeiter.
• Personalabbau: Rechtzeitiges Reagieren der Unternehmensleitung mittels Umstrukturierung auf veränderte konjunkturelle Auswirkungen  verhindern.

Nenne jeweils ein Beispiel für eine quantitative und eine qualitative Personalbedarfsplannung.

• Quantitativ: Wie viele personelle Ressourcen brauchen wir, um die Unternehmensziele zu erreichen?
• Qualitativ: Planbare Fehlzeiten wie Ferien, Sonderurlaub, Weiterbildungen / Unplanbare Fehlzeiten wie Krankheit, Unfall / Planbare Fluktuationen wie Pensionierungen, befristete Verträge

Was sind die Hauptprozesse im Eintritt von Mitarbeitern?

1. Vorbereitung (Checkliste für Linie und Personal)
2. Eintrittstag (Programm für Linie und Personal, Unterlagen für MA)
3. Probezeit (Einführung in die Funktion, Probezeitgespräch)

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für ein PIS (Personalinformationssystem)?

• Operativ: Stammdaten für Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Jubiläums-&Telefonlisten, Zutrittskontrolle
• Taktisch: Stellenbeschreibungen, Fehlzeiten, Arbeitsplatzbewertungen, Anforderungsprofil
• Strategisch: Personalkosten, Weiterbildung, Personalzusammensetzung nach Alter/Geschlecht/Organisationsgrad

Was sind Kennzahlen eines Personalprozesses?

• Fluktuationen
• Überzeit
• Ungeplante Absenzquote
• Ferienüberhang zum Jahresende
• Mitarbeiterbeurteilung fristgerecht eingereicht
• Mitarbeiterzufriedenheit

Was sind interne Ansprechpartner einer Personalabteilung?

• Telefonzentrale/Empfang
• Sicherheitsdienst
• Verantwortliche Berufliche Grundbildung
• Finanzen
• Geschäftsleitung
• Arbeitnehmervertretung
• Vorgesetzte/Linie
• Mitarbeiter

Was sind externe Ansprechpartner einer Personalabteilung?

• Bewerber
• Polizei
• Medien
• Andere Firmen
• Sozialämter
• Verbände
• Versicherungen
• Behörden

Welche Gesetze kommen in der Personaladministration zum tragen?

• OR
• Datenschutzgesetz
• Gleichstellungsgesetz
• Arbeitsrecht
• Sozialversicherungensgesetz
• Steuergesetz
• Mitwirkungsgesetz

Was sind Vor- und Nachteile einer internen Personalsuche?

Vorteil: schnelleres Einarbeiten, geringere Kosten, kennt bereits das Unternehmen

Nachteil: Motivation sinkt bei Absage, Betriebsblindheit, eventuell Unstimmigkeiten bei Vorgesetzen

Was gehört alles zum Gesamtpacket von Bewilligungen in der Schweiz (die 7 Dossiers)?

• Landverkehr
• Luftverkehr
• Personenfreizügigkeit
• Landwirtschaft
• Technische Handelshemmnisse
• Öffentliches Beschaffungswesen
• Forschung

Welche Rechte hat man beim bilateralen Abkommen zur Personenfreizügigkeit?

• Geografische und berufliche Mobilität
• Gleiche Arbeitsbedingungen
• Koordinierten Sozialversicherungsschutz
• Gleiche soziale Unterstützung und steuerliche Vergünstigungen
• Gegenseitige Diplomanerkennung
• Familiennachzug und auf Erwerbstätigkeit der Familienangehörigen
• Recht im Land zu bleiben, auch ohne Erwerb
• Unter gewissen Bedingungen Immobilien erwerben

Welche Faktoren werden beim Bewilligungsverfahren unterschieden?

• Erstmalige Erwerbstätigkeit
• Angehörige EU/EFTA oder von Drittstaaten
• Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel
• Gültigkeit von Bewilligungen