PRINCE2® Edition 7 Praxistests

Das Projekt befindet sich im Prozess „Vorbereiten eines Projekts“. Die vertraglich verpflichtete Projektleiterin hat vorgeschlagen, die Mitglieder der Vernetzungs- und Unterstützungsgruppen zur Teilnahme an Fokusgruppen einzuladen, um zu testen, welche Medien am besten geeignet sind, das Bewusstsein für Diskriminierung zu schärfen. Der Leiter der Abteilung für Spendenbeschaffung hat mitgeteilt, dass NowByou bereits früher Fokusgruppen eingesetzt hat und dass der FundRaising Administrator maßgeblich an deren Einsatz beteiligt war. Als Ergebnis organisiert die vertraglich verpflichtete Projektleiterin ein Treffen mit ihm, um zu besprechen, wie sie zuvor eingesetzt wurden.

Welche Practice wird durch den Prozess „Vorbereiten eines Projekts“ angewendet?

Die vertraglich verpflichtete Projektleiterin hat die Projektkurzbeschreibung erstellt, einschließlich des Business-Case-Entwurfs, der Projektproduktbeschreibung, des Projektansatzes und der Rollenbeschreibungen. Der Lenkungsausschuss hat diese zusammen mit einem Antrag auf Freigabe der Initiierung erhalten. Die vertraglich verpflichtete Projektleiterin wartet nun auf die Ernennung des internen Projektmanagers, bevor sie die Initiierungsphase plant.

Ist dies eine angemessene Anwendung des Prozesses „Vorbereiten eines Projekts“ und warum?

Das Projekt soll das Bewusstsein für die Diskriminierung von Randgruppen schärfen. Das Projekt befindet sich nun am Ende der Phase 3 und der Lenkungsausschuss ist dabei, den „Projektabschluss freizugeben“. Zu diesem Zweck muss die Projektsicherung prüfen, wie das Bewusstsein für Diskriminierung nach der Lieferung der Multi-Channel-Kampagne gemessen wird.

Welche Practice wird durch den Prozess „Lenken eines Projekts“ angewendet, wenn die Projektsicherung diesen Check durchführt?

Die gewählte Kampagnenoption wurde implementiert. Eines ihrer Ziele war es, das Bewusstsein der Polizeibeamten für die Diskriminierung von Randgruppen zu schärfen. Der Verbindungsbeamte der Polizei wird mit den örtlichen Polizeikräften zusammenarbeiten, um zu messen, ob die gelieferte Kampagne das Bewusstsein erfolgreich geschärft hat und ob es ungeplante Folgen gab, wie z. B. einen Rückgang der Verhaftungen von Personen aus diesen Gruppen.

Bei welcher Aktivität des Prozesses „Lenken eines Projekts“ sollten diese Messungen genehmigt werden?

Das Projekt befindet sich in Phase 2 und der Teammanager hat prognostiziert, dass das Arbeitspaket zur Anforderungserhebung die Zeit- und Kostentoleranzen überschreiten wird. Phase 2 wird jedoch noch innerhalb der Kosten- und Zeittoleranzen liegen. Der Projektmanager hat einen Ausnahmebericht ausgegeben, um den Projektauftraggeber um Orientierung zu bitten, da die Anforderungen für die Durchführung der Analyse der Optionen im weiteren Verlauf der Phase kritisch sind.

Ist dies eine angemessene Anwendung der Aktivität „Fortlaufend Anweisungen geben“ und warum?

Das Projekt befindet sich im Prozess „Initiieren eines Projekts“. Die vertraglich verpflichtete Projektleiterin hat ein Treffen mit dem Lenkungsausschuss angefordert. Bei dem Treffen wird er erläutern, wie die Kampagne das Bewusstsein für die Diskriminierung von Randgruppen schärfen und die Markenbekanntheit von NowByou stärken wird, und erklären, was bei der Projektinitiierung geschehen ist.

Während welcher Aktivität des Prozesses „Initiieren eines Projekts“ sollte dieses Treffen stattfinden?

Das Projekt befindet sich in der Initiierungsphase. Der Projektmanager organisierte einen Workshop mit dem Leiter der Abteilung für Veröffentlichungen und soziale Medien, dem Verbindungsbeamten der Polizei, dem Leiter der Kampagnen und anderen wichtigen Stakeholdern. Zweck des Workshops war es, mehr über die „gelieferte Multimedia-Kampagne“ zu verstehen und insbesondere darüber, was die Kampagne für die Teilnehmer akzeptabel machen wird und wie dies erreicht werden wird.

Welche Practice wird durch den Prozess „Initiieren eines Projekts“ angewendet?

Das Projekt befindet sich im Prozess „Initiieren eines Projekts“. Für das Projekt „Kampagne gegen Diskriminierung“ wird es wichtig sein, die über die verschiedenen Kanäle (TV, Presse und soziale Netzwerke) gelieferten Botschaften der Kommunikation auszurichten, um eine maximale Auswirkung zu erzielen. Die Effektivität der einzelnen Botschaften und die Unterschiede zwischen den einzelnen Kanälen müssen ebenfalls gemessen werden.

Bei welcher Aktivität des Prozesses „Initiieren eines Projekts“ sollte der Projektmanager sicherstellen, dass diese Anforderungen berücksichtigt werden, und warum?

Im Kommunikationsmanagement-Ansatz forderte der Lenkungsausschuss, dass jeden Montagmorgen eine schriftliche Zusammenfassung des Fortschritts bei der Anforderungserhebung und der Analyse der Optionen verfügbar sein soll. Das Projekt befindet sich im Prozess „Steuern einer Phase“ in Phase 2.

Welche Rolle sollte im Prozess „Steuern einer Phase“ für die Bereitstellung dieser schriftlichen Zusammenfassung verantwortlich sein?

Das Projekt befindet sich in Phase 3. Der Teammanager der Marketingagentur hat mitgeteilt, dass er nicht in der Lage sein wird, die vereinbarte Anzahl von TV-Werbekampagnen innerhalb des vereinbarten Zeithorizonts und Budgets zu liefern. Als Ergebnis wurde der Lenkungsausschuss des Projekts konsultiert und hat zugestimmt, dass die Marketingagentur weniger Anzeigen liefern soll. Der Teammanager wurde von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

Welche Rolle sollte im Prozess „Steuern einer Phase“ über diese Entscheidung informiert werden?

Während des Prozesses „Steuern einer Phase“ in Phase 3 besuchte der Projektmanager das Team, das an dem Arbeitspaket für die TV-Kampagne arbeitet, um den Fortschritt informell zu überprüfen. Die Dreharbeiten für die Kampagne laufen gut, aber es gibt viel zu tun und die Frist ist sehr knapp. Als Ergebnis vereinbarte der Projektmanager mit dem Teammanager, dass der Teamstatusbericht nach Abschluss der Dreharbeiten ausgegeben werden kann, um ein paar Tage später als geplant offiziell Bericht über den Fortschritt zu erstatten. Der Projektmanager hielt die Gespräche im Projekt-Logbuch fest.

Ist dies eine angemessene Anwendung der Aktivität „Status des Arbeitspakets bewerten“ und warum?

Das Projekt befindet sich am Anfang der Phase 2. Der Projektmanager hat mit dem Teammanager bei der Erhebung der übergreifenden Anforderungen zugestimmt, dass die Kampagne TV und soziale Netzwerke umfassen muss. Pressekampagnen sind jedoch nicht so kritisch und stellen eine „should-have“-Anforderung dar.

Bei welcher Aktivität des Prozesses „Managen der Produktlieferung“ sollte dies vereinbart werden?

Das Projekt befindet sich im Prozess „Managen der Produktlieferung“ in Phase 2. Die Arbeit an der Erhebung der übergreifenden Anforderungen ist im Gange. Der Teammanager hat dem Projektmanager mitgeteilt, dass die Arbeit planmäßig voranschreitet und rechtzeitig und in guter Qualität für TV, Presse und soziale Netzwerke abgeschlossen werden sollte.

Welche Practice wird beim Prozess „Managen der Produktlieferung“ angewendet?

Das Projekt befindet sich in Phase 2 und das Arbeitspaket zur Analyse der Optionen ist im Gange. Im Zuge des Fortschritts der Arbeit wurde eine Vielzahl von Optionen zur Lieferung der Kampagne identifiziert. Der neu ernannte Projektmanager ist nicht in der Lage, eine Leitlinie für die zu prüfenden Optionen zu geben, da er auf den Rat des gesamten Business angewiesen ist, unter anderem des Leiters der Kampagnen. Der Teammanager des Arbeitspakets zur Analyse der Optionen hat daher den Lenkungsausschuss um regelmäßige Beratung gebeten, um sicherzustellen, dass die analysierten Optionen den Projektzielen entsprechen.

Ist diese Aktion für die Aktivität „Arbeitspaket ausführen“ geeignet und warum?

Die Multi-Channel-Kampagne wurde geliefert und das Projekt befindet sich im Prozess „Abschließen eines Projekts“. Das Projektbudget war im Laufe des Projekts nach Genehmigung durch das Kuratorium zweimal erhöht worden. Der Projektmanager analysiert nun die Ausgaben im Vergleich zum Budget, um zu identifizieren, inwieweit diese Mehrausgaben ein Ergebnis von Fehleinschätzungen, genehmigte Änderungen und dem Management von Risiken waren. Diese Informationen werden bei der Schätzung des Budgets für künftige Kampagnen verwendet.

Welche Rolle sollte im Prozess „Abschließen eines Projekts“ für diese Maßnahme rechenschaftspflichtig sein?

Das Projekt „Kampagne gegen Diskriminierung“ hat die „Multi-Channel-Kampagne“ geliefert. Das Projekt befindet sich im Prozess „Abschließen eines Projekts“ in der letzten Phase. Das Projektteam muss überprüfen, ob die Kampagne die Erwartungen in Bezug auf Zeit, Kosten, Umfang und Qualität erfüllt hat, die in der Projektleitdokumentation am Ende von Phase 1 definiert wurden.

Welche Rolle sollte im Prozess „Abschließen eines Projekts“ für diese Maßnahme rechenschaftspflichtig sein?

In Phase 2 zeigte ein nationaler Fernsehsender eine Reihe von Programmen über die zunehmende Diskriminierung von Obdachlosen und Flüchtlingen. Diese Fernsehserie stand in keinem Zusammenhang mit der Arbeit von NowByou. Als Ergebnis dieser Fernsehserie überprüfte der Projektmanager die prognostizierten Auswirkungen der Kampagne gegen Diskriminierung. Es wurde identifiziert, dass das Bewusstsein für Diskriminierung in geringerem Maße zunehmen würde, aber die Markenbekanntheit von NowByou laut Prognose stärker steigen würde als ursprünglich erwartet.

Bei welcher Aktivität sollte dies während des Prozesses „Managen eines Phasenübergangs“ aufgezeichnet werden und warum?

Das Projekt befindet sich in Phase 3. Die Implementierung der ausgewählten Option wird länger dauern als geplant, sodass die Phase ihre Zeittoleranz überschreiten wird. Der Lenkungsausschuss hat den Projektmanager gebeten, vor der Genehmigung des bereits vorgelegten Ausnahmeplans eine Zusammenfassung bereitzustellen, welche Arbeit zur Implementierung der ausgewählten Option bereits abgeschlossen wurde und was noch zu tun ist.

Welche Practice wird durch den Prozess „Managen eines Phasenübergangs“ angewendet, wenn der Projektmanager diese Zusammenfassung erstellt?

Das Projekt befindet sich in der letzten Phase. Der Projektmanager hat dem Lenkungsausschuss Bericht erstattet, dass die „Implementierung der ausgewählten Option“ mehr Zeit in Anspruch nehmen wird als geplant und dass die Phase ihre Zeittoleranz überschreiten wird. Der Lenkungsausschuss hat den Projektmanager gebeten, den Rest der Phase neu zu planen. Darüber hinaus verlangt der Lenkungsausschuss eine Zusammenfassung dessen, wie viel von der MultiChannel-Kampagne bereits implementiert wurde und was noch abgeschlossen werden muss.

Bei welcher Aktivität des Prozesses „Managen eines Phasenübergangs“ sollte der Projektmanager diese Zusammenfassung erstellen?

In der letzten Phase wurde ein Unternehmen für Konsumentenforschung beauftragt, zu bewerten, ob die Öffentlichkeit als Ergebnis der Kampagne ein höheres Bewusstsein für die Diskriminierung von Randgruppen und die Arbeit von NowByou zeigt. Die Multi-Channel-Kampagne ist nun geliefert, und das Projekt befindet sich im Prozess „Abschließen eines Projekts“. Der Benutzervertreter ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese Bewertungen vom Forschungsunternehmen angemessen geplant werden.

Ist dies eine angemessene Anwendung der Aktivität „Bestätigung Projektabnahme“ und warum?