Projekt-Initialisierung bis Dokumentation

6 Schritte beim Projektinitialisierungsprozess

Projekt-Idee:  Reaktive Idee    = Veränderung des jetzigen Zustandes
                        Visionäre Ideen  = Chance für die Zukunft

Projekt-Antrag:  = Ausgangslage, Probleme, Grobe Lösungsidee, Erwarteter Nutzen, Projektziele, Überlegungen zur Wirschaftlichkeit, Grobschätzung des Realisierungs-zeitraumes

Antragsprüfung: = Projekttauglichkeit, Vereinbarkeit mit der Unternehmensstrategie, Risiko eines Misserfolgs, Deckung des Ressourcenbedarfs, Deckung des Know-How-Bedarfs, Wirtschaftlicher Nutzen, Konsequenzen der NichtRealisierung

Entscheid: = Anwendung des Projektportfolios

Projekt-Auftrag: = Bedeutung: =
♦Zielvereinbarung zw. Projektleiter und Auftaggeberin
♦Richtschnur für Gesamtprojekt (zusammen mit dem Projektplan)
                            Inhalt:        = •Ausgangslage
                                                •Zielsetzung
                                                •Restriktionen
                                                •Projektabgrenzung
                                                •Projektorganisation
                                                •Termine / Meilensteine
                                                •Budget
                                                •Abstimmungsbedarf
                                                •Informations- und Berichtswesen
    Prüfung anhand der folgenden Kriterien: =
•Formale und inhaltliche Vollständigkeit
•Konsistenz zwischen Projektantrag und Projektauftrag
•Vergleich geplanter Aufwand mit dem reservierten Budget
•Personeller Ressourcenbedarf
•Vereinbarkeit der Systemziele

Projekt-Freigabe: = ►Unterzeichnung des Projektauftrages
                                  ►Projektstart-Sitzung (Kick-off-Meeting)

 

 

 

Was bedeutet Phasenkonzept?

Was bezweckt es?

das methodische Vorgehen in der Projketplanung. 

Es bezweckt:

1. Einheitlichkeit
2. Transparenz
3. Klare Entscheidungsgrundlagen
4. Planungs- und Steuerungshilfen
5. Übersicht

Die 6 Phasen des BASIS-PHASENKONZEPTS heissen:

Vorstudie: 

Grobkonzept:

Detailkonzept: Vorstudie, Grobkonzept und Detailkonzept gehören zur Planung,
mit deren Abschluss ein ausführungsreifes Konzept vorliegen muss.

Realisierung  Mit der Realisierung erfolgt die Umsetzung des verabschiedeten Konzepts.

Einführung:  Die Einführung ist die Übergabe der Lösung bzw. des Sysems an die Benutzer.

Erhaltung:  Die laufende Qualitätssicherung der Lösung bzw. des Systems erfolgt in der letzten Phase, der Erhaltung.

Die 6 Teilschritte innerhalb der Planungsphasen.

Der Planungs-Zyklus

Planungs-Zyklus

1. Auftrag / Vertrag

2. Erhebung / Analyse

3. Würdigung / Zielrevision

4. Lösungssuche

5. Bewertung

6. Auswahl

Merkmale eines Projekts?

Einteilungskriterien der Projektarten

Arten:

• IT-Projekt                       (neue Software)
• Bau- und Investitionsprojekte
• Organisationsprojekte    (Reorganisation Abteilungen, Prozesse / Standortwechsel)
• Marketingprojekte           (Kundenevent, Sponsoring, Kongresse)

Kriterien:

• Projektinhalt              (siehe Arten)
• Grösse und Umfang  (klein, mittel, gross)
• Komplexität                (hoch, mittel, gering)
• Laufzeit                      (kurz-, mittel-, langfristig)
• Strategische Bedeutung
• Reichweite                (regional, national, international, Abteilung, Konzern)
• Stellung des Kunden bzw. Auftraggebers

Typische Stakeholder eines Projekts?

Stakeholdermanagement:
Projektmarketing

Ziel:

- Akzeptanz des Projekts bei allen Stakeholdern fördern
- die relevanten Stakeholder unterstützen das Projekt aktiv

= wichtige Aufgabe des Projektleiters über alle Projektphasen hinweg!

 

Stakeholdermanagement

Vorgehen	Aktivitäten
Projektumfeldanalyse	Stakeholderidentifikation und-gruppierung Bedürfnisermittlng der Stakeholder: Ziele der Stakeholdergruppen bezüglich des Projekts, Ableitung der Anforderungen an daas Stakeholdermanagement Analyse von Einfluss und Interesse und Einstufung des Handlungbedarfs Analyse der Stakeholderbeziehungen
Stakeholder-Managementkonzept	Stakeholdermanagementkonzept entwerfen Zielgruppenadäquate interne und externe Kommunikatinsinstrumente auswählen
Umsetzung der Massnahmen	Massnahmen im Projektplan berücksichtigen Massnahmen gemäss Konzeipt durchführen
Durchführung und Wirksamkeitskontrolle	Wirksamkeitskontrolle der Massnahmen als Basis für allfällige Anpassungen nutzen

 

3 Kriterien eines angemessenen Dokumentationsmanagement in Projekten

 

1. so viel und so detailliert wie nötig dokumentieren, nicht so viel wie möglich.
2. Die Projektbeteiligten wie auch Aussenstehenden sollen den Projektverlauf jederzeit nachvollziehen können.
3. Dokumentation analog der Projektphasen

Information und Dokumentation

• systematisch
• transparent
• gezielt

Ziele

Ziele bewirken:

 

Motivation, Akzeptanz bei den Stakeholdern, man weiss worum es geht

Steuerung, setzen Leitplanken

Entscheidungsfindung

Erfolgskontrolle

Ziele

Ein echtes Ziel ist ...

Ein echtes Ziel ...

• liegt in der Zukunft
• ist vorstellbar
• ist realistisch
• kann nur durch aktives Handeln erreicht werden
• wird bewusst angestrebt
• will erreicht werden und 
• ist lösungsneutral formuliert

 

Ziele

quanitative Ziele und

qualitative Ziele

Quantitative Ziele:

• weniger Krankheitstage, mehr Umsatz, neue Kunden gewonnen etc.

Qualitative Ziele:

• mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz

 

Ziele:

Zielbeziehungen

• autonom
• unterstützend
• Konflikt

Ziele:

Kann-Ziele 

Kann-Ziele

Systemziele	Wirtschaftliche Ziele	Möglichst hohoe Senkung der fixen Kosten pro Kundenauftrag
Systemziele	Leistungsziele	Überwachung aller internen Prozessschritte einer Kundenreklamation sicherstellen.
Systemziele	Personelle Ziele	Möglichst hohe Benutzerfreundlichkeit
Vorgehens-Ziele		rasche Realisierung des Projekts Einbezug möglichst vieler Stakeholer ind die Projektdefinition

 

Ziele:

Muss-Ziele

Muss-Ziele

werden in der Regel nicht mehr weiter untergliedert, sondern neben der entstehenden Zielstruktur separat aufgeführt, um ihren besonderen Stellenwert auch optisch hervorzuheben.

z.Bsp. Nutzung der bestehenden Infrastruktur / Kostenrahmen für Möbel CHF 100T.

Projekt-Organisation

3 Organisations-Formen

 

.. und ihre Vor- und Nachteile

Projekt-Organisation

Als Hilfsmittel für eine klare Organisation bieten sich die  ...

                                                                                  und das ...      an.

 

 

... Stellenbeschreibung

... Funktionsdiagramm

Projekt-Strukturplan (PSP)

Was ist ein PSP, wozu dient er? Wem?

 

Der Projekt-Strukturplan (PSP) ist das Ergebnis der
Zerlegung des Projekts in Teilaufgaben;
⇒ er dient der Projektleitung dazu
⇒ alle anfallenden Aufgaben zu überblicken.

Projekt-Strukturplan

4 Gliederungsprinzipien

Projekt-Strukturplan

Gliederung nach:

1. Objekten
2. Funktionen (Verrichtungen)
3. Projektphasen
4. gemischte Gliederung:
   vereinigt die Gliederungsprinzipien nach Objekten, Funktionen und/oder Projektphasen