Dokumenten-Management

Nenne die 5 Treiber (Motivation) von Dokumenten-Management.

1. Prozess-Problematik
2. Mengen-Problematik
3. Organisations-Problematik
4. Medien-Problematik

Motivation (3 Kategorien) für das Loslösen von Papier.

1. Teamorientierte und standortübergreifende Zusammenarbeit
   • Keine räumliche Nähe, sondern weitverteilte Teamstrukturen
   • Standortübergreifende Prozessketten
   • Steigende Erwartungen der Kunden an Auskunftsfähigkeit, Reaktionszeit, digitalen Datenaustausch
2. Internationalisierung
   • Notwendigkeit des schnellen Dokumentenaustauschs über große Entfernungen
   • Länderübergreifende Zusammenarbeit mit Händlern, Lieferanten, Kunden, etc.
   • Mehrsprachigkeit der Informationssuche
3. Organisation und Schutz von Dokumenten
   • Geheimhaltung kritischer Informationen (trotz standortübergreifender Prozesse)
   • Kontrolle über die Verbreitung von Dokumenten
   • Organisationsweite Konzepte für Verwaltung von Dokumenten notwendig

Nenne die typischen Anwendungen/ Systeme zur Unterstützung von Büroprozessen.

DV = Datenverarbeitung | BK = Bürokommunikation

Klassifiziere typische Büroprozesse (Tipp: 3x3).

Welche Bedeutung hat die zentrale DB eines DMS?

• Handhabung großer Datenmengen und direkter Zugriff auf einelne Dokumente (-ngruppen)
• = Zugriffspunkt für den Anwender
• = zentraler Kern des DMS
• ermöglicht Einlesen und Zsmfassen von Informationen aus mehreren Quellen
• --> standardisierter und standortübergreifender Zugriff auf Informationen über einheitl. Strukturen

Abgrenzung von DMS zu elektronischem Archiv.

elektr. Archiv:

• Dokumentenablage (von unveränderten Originaldokumenten)
• liegen dort über längere Zeit und sind unveränderbar -->"tote Dokumente" (revisionssicher)

DMS:

• verwaltet "lebende" Dokumente, die noch ver- oder bearbeitet werden
• achtet auf Versionierung der Dokumente
• sorgt dafür, dass Dokumente nicht überschrieben werden
• besitzt Check-In/ Check-Out-Prinzip
• unterstützt Dokumentenlebenszyklus

Grundlegende Architektur eines DMS?

• Kern des DMS --> zentrale DB
  • zentrale DB verbindet zahlreiche heterogene Quellen (z.B. Langzeitarchive, Storage-Systeme)
  • Anwender greift über dessen Client auf zentrale DB zu, die erlaubt, individuelle Strukturen anzulegen
  • zentrale DB ist kein Speicherort. Sie greift widerum auf Dokumente in deren Speicherort zu.

Abgrenzung DMS zu WCM?

WCM (= Web Content Management)

• Dokument setzt sich aus Einzelteilen zsm
• Zugriff erfolgt über Web-Browser
• Integration in Web-Umgebung ermöglicht dies

DMS

• Dokument = logische Einheit (Verwaltungseinheit), kann in versch. Formaten vorliegen
• meist in betriebl. Umfeld integriert
• Zugriff kann z.B. über ERP- oder Mail-Systeme erfolgen

Worin besteht der Nutzen, eine externe DB bei der Vergabe der Attributwerte mit einzubinden? + konkretes Beispiel

• Attributierung unterstützt Recherche nach Dokumenten (effizienter und schneller)
• falsche Verschlagwortung --> Dokument könnte nicht mehr gefunden werden
  • daher externe DBs, die auf bestehenden Wortschatz zurückgreifen, bzw. Nutzer Wörter zur Verschlagwortung vorschlagen, die bei Attributierung verwendet wurden
• Bsp:
  • HR-Modul in einem ERP-System
    • Personalstammdaten sind eingebunden
    • Einbindung eines Thesaurus, welcher Attributierung mittels Synonymen erleichtert

Warum handelt es sich bei den beiden Größen zur Bewertung der Effektivität eines Recherche-Werkzeugs (Precision and Recall) um theoretische Werte und welchen Nutzen haben diese in der praktischen Umsetzung?

• ermöglichen es, Relevanz vorhandener Daten in Bezug auf gefundene Daten innerhalb gegebener Datenbasis zu bewerten.
  • Precision (= Genauigkeit) --> Wahrscheinlichkeit, dass gefundenes Dokument relevant ist.
    • (relevant & gefunden) / gefunden
  • Recall (= Trefferquote) --> Wahrscheinlichkeit, dass relevantes Dokument gefunden wird
    • (relevant & gefunden) / relevant
• Beide Größen sind voneinander abhängig. Erhöhrt sich die Trefferquote, so sinkt die Genauigkeit und vice versa.

Allgemeine Darstellung der Schritte der Verarbeitung (Erstellung, Erfassung, Erschließung,...)

• Dokumentenerstellung
  • Dok. wird mit Textverarbeitungsprogramm (o.ä.) erstellt und ggf. in Papierform ausgedruckt
• Dokumentenerfassung
  • Dok. wird digitalisiert
  • Unterscheidung
    • NCI (= Non Coded Information) Doks.
    • CI (= Coded Information) Doks.
    • Mischdokumente (z.B. Emails mit Anhang)
  • Digitalisierung erfolgt entweder per
    • manueller Erfassung
    • Scan (frühes vs. spätes Scannen)
    • Kamera
• Dokumentenerschließung
  • Dok. wird in DB erfasst und mit zusätzl. Infos versehen, die Suche erleichtern (Attributierung, Verschlagwortung, Indizes)
  • Attributierung
    • manuell (fehleranfällig)
      • daher Verwendung externer DB (Vorschlag Liste gültiger Werte)
    • automatisiert
  • Formulare können auch mittels Optical oder Intelligent Character Recognition erschlossen werden.
• Dokumentenrecherce
  • Unterscheidung
    • direkte Suche über Attribute und Indizes (schnellste Suche)
      • arbeitet auf Meta-Daten-Ebene
      • kann auch Volltextrecherche verwendet werden - durchsucht alle Doks. nach best. Wortfolge
    • Suche über Ordnerstruktur
    • Suche mittel Navigation (Links)
  • optimal ist Kombination aus 2 DBs
    • eine enthält Volltextindizes für Volltextrecherche 
    • eine enthält andere Attributwerte für Metadatenrecherche

Erfassung (frühes vs. spätes Scannen)

Frühes Scannen

Spätes Scannen

Erschließung (manuelle vs. automatische Attributierung)

Erschließung (Verfahren zur Qualitätssteigerung und manueller Attributierung)

Verwendung externer DB kann manuelle Attributierung verbessern. Nutzer kann dann nurnoch aus einer Liste gültiger Werte wählen, sodass Tippfehler ausgeschlossen werden können.

Erkläre die Erschließungsmthode (Thesaurus)

Bei einem Thesaurus handelt es sich um eine Schlagwortliste, die ein- oder mehrdimensional aufgebaut sein kann. Diese beinhaltet ein kontrolliertes Vokabular, dessen Begriffe durch Relationen miteinander verbunden sind.

Erkläre die Besonderheiten der Recherche-Methode COLD.

• COLD (= Computer-Output on Laserdisk)
• Verfahren, um Großrechnerausgaben (z.B. Rechnungen) mithilfe elektr. Archive dauerhaft archivieren
• Besonderheiten ->
  • Spooldatei wird erzeugt, besteht i.d.R. aus Nutzdaten (Inhalt)
  • Layout des Doks. wird nur ein Mal gespeichert
  • Bei Ausgabe wird Layout mit Nutzdaten zsm-geführt
    • "Mischdokument" entsteht

Erkläre die Ablagestragien der Recherche-Methode COLD

• COLD (= Computer-Output on Laserdisk)
• Ablage kann auf zwei Arten erfolgen:
  • getrennt vom Layout (wie zuvor beschrieben)
  • zusammen mit dem Layout (benötigt mehr Speicherplatz)

Erläutere die Ablagegranularitäten der Recherche-Methode COLD

• COLD (= Computer-Output on Laserdisk)
• Unterscheidung zwischen:
  • alle Dokumente (z.B. Rechnungen) eines Tages zsm abzulegen
  • oder vorher zu trennen und z.B. den jeweiligen Kunden zuzuordnen

Wird die Gewährleistung der Integrität eines Dokuments dessen Veränderung ausgeschlossen?

• Nein - es ist möglich, herauszufinden, ob eine Veränderung stattgefunden hat
• Es ist jedoch nicht möglich, nachzuvollziehen, was geändert wurde.
• Ansonsten wäre es möglich, aus dem Fingerabdruck des Dokuments, dieses zu rekonstruieren

Welche beiden grundlegenden Aspekte müssen bei einer Layoutierung immer angewandt werden und welche XML-Standards decken diese Aspekte jeweils ab?

• Baum-Transformation
  • es ermöglicht einen XML-Quellbaum in einen Ergebnisbaum oder ggf. in eine andere Struktur umzuwandeln
  • danach kann XSLT (= Extensible Stylesheet Language Transformations) verwendet werden
  • XSLT ist eine XML-Sprache zur Transformation von XML-Strukturen in andere Repräsentationen
  • Sprache kann anderen Text oder Elemente erzeugen
  • XSLT zeichnet sich durch die Definition von Nummerierung, Wiederholungen (for each) und Bedingungen (if, choose) aus
  • Formatierung
    • Elemente des Ereignisbaums auf Papier, Displays, als Sprachausgabe oder in ähnlicher Form.
    • dazu kann XSL-LO oder XSL verwendet werden (Layout-Definitionen eines XML-Dokuments, bei dessen Ausgabe mittels entsprechender Objekte und deren Eigenschaften)