GPMS

AK; Welche Bedeutung hat die Zentrale DB im DMS

Der Kern bildet eine DB die von einem Dokumentenverwaltungssytem gesteuert wird. Die DB läuft auf einem Archiv-Server. Rundum sind Scanner, Drucker, Mobile Clients, Terminal/Client, Langzeitarchiv, Storage System

AK; Vergleichen die die Vor und Nachteile bei Frühen vs. Späten Scannen?

Früheres Scan:

+: Einsparung der Postverkehr > nach Eingang der Dok abgelegt 

-: unnötige Dokumente drin / aufwändig 

Späteres Scan: 

+: kleiner Umstellaufwand / nur relevante Dokus drin

-: langsam / Gefahr des Verlierens 

AK; Welchen Nutzen bringt dass Einbinden externer DB bei der Vergabe von Attributen. Nenne Sie konkrete Beispiele

- Validierung der Einträge (z.B. Abgleich mit Kunden-DB, Prüfziffer), - Thesauri, - Schlagwortlisten.

V2; Erklären Sie OCR/ICR

OCR: Opitcal Character Regcognition:

Suche nach Einzelwörter, Zeichen

Probleme: erkennen von Ziffern, Handschriften.

ICR: Intelligent Character Regnition:

Erkennen von Layout, automatische Erkennung von Formularen, Dokumentenklassifikation.

Problem: was bedeutet intelligent

AK; Beschreiben Sie die Unterschiede der Ansätze des adaptiven Geschäftsprozessmanagement und das Klassische Geschäftsprozessmanagement. Nenne Sie für beide Ansätze Bespiele.

»Klassische« Prozessmodellierung (bspw. mittels BPMN) Prozess im Mittelpunkt + Daten, Rollen und Kommunikation werden um diesen Prozess herum organisiert - Modellierung der Abläufe inkl. aller Verzweigungen und Entscheidungen vor der erstmaligen Ausführung. - Nahezu kein Ausbrechen aus dem vordefinierten Ablauf möglich. Beispiel: Routinearbeit: Parket Verpacken.

Adaptives GPM: - Fokus auf Fallinformationen (sog. »Case Information«) sowie zu erreichendem Ziel. - Alles Weitere wird um diese Fallinformationen herum ausgestaltet. -Prozesse werden bei der jeweiligen Ausführung von den Verantwortlichen auf Basis des gegebenen Rahmens sowie vorhergegangener Prozesse entwickelt. Bespiel: Wissensarbeit: Prüfung und Freigabe von Versicherungsantrag

AK; Warum gibt es einen Medienbruch zwischen Geschäftsprozess-Werkzeugen und Workflow-Werkzeugen?

Weil in dem GPM dem-Werkzeugen der Fokus auf Gestaltung ( Modellierung, Analyse, Optimierung) liegt und bei dem WFMS der Dokus auf Implementierung ( Technische Umsetzung)

AK; Warum sollte das Sollkonzept vor der Systemauswahl fertiggestellt werden? Welche Folgen können aus der Missachtung der Reihenfolge eintreten?

- Prozess-Soll-Modell.

- Organisatorische Maßnahmen.

- Funktionalität des Systems

- Kann/Muss-Kriterien

- Anzahl Anwender

- Technische Umgebung

- Kostenrahmen -> Daraus abgeleitet werden das Lastenheft sowie der Kriterienkatalog.

Folgen wie Fehllende Funktionalitäten, zu viele Nutzer, schwer in die technische Umgebung einzubetten

V2; Erschließung - Durch welche Verfahren kann man eine Qualitätssteigerung bei der manuellen Attribuierung erlangen?

- Validierung der Einträge (z.B. Abgleich mit Kunden-DB, Prüfziffer)

- Thesauri

- Schlagwortlisten

AK; Grenzen Sie die Betriebsvereinbarung 

Betriebsvereinbarung: 

Bundesdatenschutzgesetz: Schutz alle von unberechtigter Umgang mit personenbezogenen Daten, regelt Umgang, die Maschinell aufgenommenen Daten. 

DS-GVO -ersetz seit 2018.

§87 Betriebsverfassungsgesetz - hat Betriebsrat ein Mitbewussgerecht bei der Technologie, die eine Leistungskontrolle ermöglicht

1) Feststellen Leistungsmerkmale des Systems

2) Art und Umgang der gespreicherten Daten und personenbezogenen Daten 

3) Umgang mit den Daten (wer was darf) 

4)Sicherrungsmaßnahmen  der System 

 

 

AK; Was bedeutet der Begriff " Gegenstand des Augenscheins" Erklären Sie in eigenen Worten

Ein eingescanntes elektronisches Dokument oder ein digitales Dokument ohne entsprechende Signatur ist keine Urkunde im juristischen Sinne, sondern ein Dokument des Augenscheins.

AK; Geben Sie eine Definition des Begriffs "Workflow" und erklären Sie die Beziehung zwischen Workflowmodell und Worklflowinstanz

Workflow -  automatisierte Geschäftsprozess, bei den Dokumenten, Informationen, Aufgaben zwischen den Teilnehmern übertragen werden. 

WfModell- beschreibt Eigenschaften von einer Klasse. 

WfInstanz - ist ein einzelner Prozess in WMS

AK; Müssen WFMS zwangsläufig über eine Engine verfügen?

ja laut Referrenzmodell der WfMC Skript 3+4 S.39

AK; Was bedeutet "Single source - multiple Media"

Ein Dokumenten-Instanz wird ohne Änderung auf unterschiedliche Medien abgebildet. z.B. Papier, elektronisches Buch

XML Schema, warum?

Die Bausteine von XML

um die Beschränkung von DTDs aufzuheben. 

Ziel: -Beschreit Struktur

       - Fokus auf Datenaustausch 

       - XML - Instanzen, die zum Schema gehören

Bausteine von dem XML Schema: 

1)Elemente / Elemente-Gruppe

2)Attribute/ Atrribute-Gruppe

3) SimpleType / ComplexTyp

 

Ak;: Welche zwei grundlegenden Aspekten müssen bei der Layoutgestaltung immer angewendet werden und welche XML Standards Decken diese Aspekte ab?

- Baum-Transformation Umwandlung des XML-Quell-Baums in einen Ergebnis-Baum (mit evtl. anderer Struktur -> XSLT).

- Formatierung Darstellung der Elemente des Ergebnis-Baums auf Papier, Display, Sprachausgabe,(-> XLS-FO bzw. XLS1.0

AK; Was ist Kern der Prozessidentifikation. Nennen Sie Faktoren zur Identifikation,

Vor der Analyse steht die Identifikation und Auswahl relevanter Prozesse. - Welche Prozesse gibt es im Unternehmen - Welche Prozesse sollen im Rahmen des GPM betrachtet werden. - Einteilung anhand fachlicher und sachlicher Kriterien. - Nach der Identifikation der Prozesse kann eine Umsetzungsreihenfolge festgelegt werden

Welche grundlegenden Eigenschaften müssen Prozesse aufweisen, damit sie sich für die Unterstützung durch ein Workflow-Management-System eignen?

Der Prozess muss modelierbar sein, merhfach in Unternehmen vorkommen, eine Struktur zur Betreung und Weiterentwicklung in Unternehmen geschaffen wird