Strategie & Management / D. Waldner

Welche Prozesse sind kritisch, habe also einen hohen Einfluss auf den Unternehmenserfolg und grosse Bedeutung für externe Kunden?

- Auftragsabwicklung

- Service

- Akquisition

- Neuprodukteentwicklung

Welche Aufgaben lassen sich den Managementprozessen zuordnen?

- Planung, Steuerung und Controlling der Unternehmensaktivitäten

1. Strategische Managementprozesse (strategische Planung, Controlling)
2. Operative Managementprozesse (Steuerung der Leistungsprozesse)

Was zeichnet Geschäftsprozesse aus?

- Abgeleitet aus den Kernkompetenzen

- Strategisch vorteilhaft, wettbewerbswirksam, erfolgskritisch, unternehmensspezifisch

- Mit einem direkten Kundennutzen und einem messbaren Beitrag zur Wetschöpfung

Was bewirken Supportprozesse?

- Sicherstellung der Betriebsbereitschaft und der Ausführung der Management- und Kernprozesse

- Ohne direkten Kundennutzen

Was sind Einzelziele der Prozessorganisation und wie beeinflussen sich verschiedene Faktoren?

1. Verbesserung der Innovationsfähigkeit
2. Verkürzung der Durchlaufzeiten
3. Erhöhung der Prozessqualität
4. Senkung der Prozesskosten

--> Steigerung der Prozesseffizienz (magisches Viereck, siehe Abbildung)

--> Sinnvolle Balance finden, Faktoren beeinflussen sich gegenseitig, z.B. wird die Zeit verringert, sinkt die Qualität und die Kosten steigen.

Was ist die Definition der prozessorientierten Organisationsgestaltung (Prozessorganisation)?

Dauerhafte Strukturierung und die laufende Optimierung von Geschäftsprozessen im Hinblick darauf, die Prozessziele zu verstehen.

Weshalb gibt es nach der Prozessintegration teils nach wie vor Liege- und Transferzeiten?

Weil sich gewisse Prozesse (Trockenzeit nach Lackierung) nur durch Verfahrens- aber nicht durch Prozessoptimierung vermindern.

Wie funktioniert das Prozessmanagement als Sekundärorganisation?

Das Prozessmanagement überlagert die primären Strukturen --> prozessorientierte Matrix- oder Tensororganisation.

--> funktionsübergreifende Geschäftsprozesse tragen zur Überwindung der Schnittstellenproblemen bei.

--> funktionionsübergreifendes Steuern der Geschäftsprozessabläufe

Wie funktioniert das Prozessmanagement als Primärorganisation?

--> Konsequenteste Umsetzung des Prozessmanagement-Konzepts.

--> Gesamtes Unternehmen wird als Vielzahl von miteinander vernetzten materiellen und informationellen Prozessen aufgefasst

--> Bilden eigenständige Organisationseinheiten, die eigenverantwortliche und ganzheitliche Auftragsbearbeitung durchführen ("Case-Management").

--> Koordination erfolgt nicht über Hierarchie, sondern durch interne und extere Kunden-Lieferanten-Beziehungen --> müssen unter Wettbewerbsdruck ständig optimiert werden --> Erhalt der Marktfähigkeit

Was sind die Phasen der Prozessgestaltung?

1. Phase: Prozessdefinition (Prozessnalyse & Zielbildung, Prozessaufgabe festlegen, Prozessumfang definieren)
2. Phase: Prozessstrukturierung (Prozessstruktur bestimmen, Reihenfolge festlegen, Schnittstellen definieren, Prozesse integrieren, Erfolgsindikatoren für ein Prozesscontrolling festlegen, Zuweisung der Prozessverantwortung)
3. Phase: Prozessrealisation (Organisatorische Verankerung und Prozessdurchführung, Prozesscontrolling)
4. Phase: Prozessoptimierung (Prozessanalyse auf Basis Soll-Ist-Vergleiche, externes/internes Prozess-Benchmarking, Gesamtbeurteilung de Prozesses)

--> Phase 1 &2 : Prozess-Redesign

--> Phase 3 & 4: KVP

Wie kann die Prozessdefinition (Phase 1) definiert werden?

- Top-Down-Definition --> Am effizientisten, da Gesamtstrategie eingehalten werden und vom Groben ins Detail gearbeitet werden

- Bottom-Up-Definition --> Definition via erfahrene MA, die die Prozesse ausführen

- Kombinierte Vorgehensweise

- Geschäftsfeldanalyse

Ergänze folgendes Bild korrekt:

A) Primär
B) Sekundär
C) Externer
D) Interner
E) Externer
D) Interner
G) Geschäfts
H) Support

Welche Punkte müssen für einen Geschäftsprozess definiert werden?

1. Prozessaufgabe
2. Anstoss
3. Quelle
4. Anfangsaktivität
5. Endaktivität
6. Senke
7. Prozesse
8. Prozessziele
9. Leistungsmenge

Beispiel:

Welche Ebenen gibt es vom Groben ins Detail für alle Prozessarten (Management-, Geschäfts- und Supportprozesse)?

Prozessebene 1: Hauptprozesse

Prozessebene 2: Prozesse

Prozessebene 3: Teilprozesse

Prozessebene 4: Elementarprozesse

Beispiel:

Was sind die Schritte der Prozessstrukturierung?

1. Prozessstruktur definieren
2. Reihenfolge festlegen
3. Schnittstellen definieren
4. Prozesse integrieren
5. Erfolgsindikatoren festlegen
6. Prozessverantwortung zuweisen

Welche Dinge eignen sich für ein Outsourcing und was sollte in keinem Fall outgesourct werden?

Eignet sich: Supportprozesse

Darf nicht outgesourct werden: Kernkompetenzen

Beschreibe in folgender Prozesslandkarte, was auffällig ist:

- Finanzmanagement als Unterstützungsprozess definiert anstatt strategischer Prozess --> Aufgaben müssen im Bereich Finanz- und Lohnbuchhaltung, aber nicht finanzielle Führung liegen

- Entwicklung & Planung von Studienprogrammen ist evtl. eher ein Unterstützungsprozess, da dort noch kein Mehrwert für den Kunden generiert wurde. Der Mehrwert entsteht erst durch die Lehrveranstaltung.

Achtung: Entwicklung & Planung von Studienprogrammen ist eine Kernkompetenz einer Schule, aber nicht zwingend ein Kernprozess

--> Hinweis: Von Prozesslandkarte kann nicht auf Organigramm geschlossen werden und umgekehrt.

Welche Prozesse sollten tiefer gegliedert (Elementarprozesse) werden?

Sich häufig wiederholsende Prozesse --> Problemerkennung und Prozessschrittoptimierung möglich (z.B. Produktionsprozesse in Grossserien- und Massenfertigung)

Was bedeutet die Prozessintegration?

Prozesse, welche weitgehend identische Abläufe haben, werden auf eine übergeordnete Hauptprozessebene integriert, um gemeinsame Ressourcen zu nutzen.

Die Integration ist am Konfigurationspunkt beendet --> dort, wo die Prozessschritte nicht mehr identisch sind:

In der Prozessrealisation muss ein Soll-Ist-Vergleich vorgenommen werden.

Anhand welcher Punkte lässt sich dies messen?

- Kundenzufriedenheit
- Termintreue
- Prozesskosten
- Prozesszeit
- Prozessqualität