Strategie & Management / D. Waldner

Welche Handlungsoptionen zur Prozessoptimierung gibt es für folgende Fälle:

A) Kritische Prozesse --> Neue Prozesse

B) Kritische Prozesse --> Bestehende Prozesse

C) Unkritische Prozesse

A) Prozess-Design

B) Prozess-Redesign / Prozess-Verbesserung

C) Prozess-Verbesserung / Prozess-Outsourcing / Prozess-Elimination

Welche Prozessbarrieren gibt es?

Modell anhand Total Cycle Time (TCT):

Welche Alternativen zur Prozessoptimierung gibt es?

• Weglassen: Nicht wertschöpfende Tätigkeiten (z.B. Doppelarbeiten, Prüfschritte), werden eliminiert
• Hinzufügen: Teilprozesse / Arbeitsschritte, die einer Verbesserung der Zielerreichung dienen, werden ergänzt
• Zusammenfassen: Teilprozesse / Arbeitsschritte, die z.B. an einem Arbeitsplatz bewältigt werden können, werden gebündelt
• Aufteilen: Teilprozesse / Arbeitsschritte, die z.B. für eine Person zu umfangreich sind, werden auf 2 oder mehr Prozessschritte aufgeteilt
• Parallelisieren: Teilprozesse / Arbeitsschritte, die voneinander unabhängig sind, werden simultan durchgeführt --> Verkürzung Durchlaufzeit
• Verändern der Reihenfolge: Um Transportzeiten zu reduzieren, Fehlraten zu verringern o.ä. wird die Reihenfolge verändert

Beschreibe die Wirkungsweise von Redesign und KVP.

Prozessweiterentwicklung ergibt sich z.B. aus nicht erfüllten Prozesszielen, Abweichungen der Kundenwünsche oder veränderten Umweltbedingungen, Benchmarking-Ergebnissen oder neuen Geschäftszielen.

--> KVP = kleine Schritte über längeren Zeitraum --> optimierte Prozessdurchführung

oder

--> Re-Design = Prozess-Veränderung in kurzer Zeit mit dem Ziel einer weitreichenden Steigerung der Prozess-Leistungsfähigkeit

--> Re-Design erforderlich, wenn Leistung dauerhaft und signifikant von der Outputnorm und/oder Prozesszielen abweicht oder Outputnorm nicht mehr den aktuellen Marktanforderungen entspricht

--> Nach Re-Design anschliessend KVP, um Prozessleistung in Zukunft sicherzustellen

Was ist der PDCA-Zyklus?

P = Plan

D = Do

C = Check

A = Act

--> Methodische Anleitung, um Verbesserungen systematisch zu planen, durchzuführen, in ihren Wirkungen zu prüfen und so lange zu optimieren, bis die Verbesserungsziele tatsächlich erreicht sind.

Nenne 3 Organisationstechniken für folgende Phasen:

A) Informationsgewinnung

B) Situationsanalyse

C) Zielbildung

D) Alternativensuche & -Bewertung

E) Dokumenation

A) Dokumentenanalyse, Fragebogen, Selbstaufschreibung, Laufzeitverfahren, Beobachtung, Interview, Workshop

B) Delphi-Technik, Szenario-Technik, TOWS-Analyse (SWOT-Matrix --> siehe Bild unten), Benchmarking, Aufgaben- und Prozessanalyse, Informations- und Kommunikationsanalyse, Ursache-Wirkungs-Analyse

C) Zielsuche, Zielsystem, Stufenweise Zielgewichtung, Präferenzmatrix

D) Konventionelle Suche, Brainstorming, Brainwritting, Morphologie, Verbale Bewertung, Checkliste, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Nutzwertanalyse

E) Stellenbeschreibung, Organigramm, Funktionendiagramm, Ablaufdiagramm, Ereignisgesteuerte Prozesskette, Swimlane, Kommunikationsdiagramm

Was sind die Kriterien zur Auswahl der Organisationstechniken?

1. Passgenauigkeit ("Fit")
2. Wirtschaftlichkeit (Pareto-Prinzip / 80:20-Regel)
3. Transparenz

Was ist das Trilemma der Informationsgewinnung?

- Informationsangebot
- Informationsnachfrage
- Informationsbedarf

--> knappe Ressourcen, ausserordentliche Komplexität, erhebliche Widerstände

--> Aufwand für die Informationsbeschaffung nimmt im Allgemeinen exponentiell mit dem Genauigkeitsgrad zu --> Motto: Soviel Information wie nötig!

Was ist bei einem Fragebogen zur Informationsgewinnung wichtig?

- Bezeichnung der Fragenkategorie

- Geschlossene Fragen in Kombination mit anschliessenden offenen Fragen zur Konkretisierung

Was wird bei der Selbstaufschreibung zur Informationsgewinnung notiert?

- Bearbeitungshinweise (z.B. Formular fortlaufend ausfüllen, jeden Tag mind. 1 Blatt, etc.)

- Basisdaten (z.B. Tagesbericht für den ..., Blatt-Nr., Name, Stellenbezeichnung)

- Tätigkeitsinformationen (Art der Tätigkeit, Ursache, Dauer)

Was sind Ziele der Situationsanalyse?

- Identifikation von Schwachstellen

- Beurteilung von Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen

- Gewinnung von ersten Ansatzpunkten für die Problemlösung

Was sind Probleme der Situationsanalyse?

- Vorliegende Informationen reichen nicht aus

- Sehr komplexe Ursache-Wirkungszusammenhänge

- »lack of cognitive capacity«

Welche Arten der Situationsanalyse gibt es?

Strategische & operative

Wie funktioniert die TOWS-Analyse und welcher Technik ist dies zuzuordnen?

--> Technik: Situationsanalyse

Wie funktioniert Benchmarking und welcher Technik ist dies zuzuordnen?

--> Technik: Situationsanalyse

Wie funktioniert der Übergang von der Aufgaben- zur Prozessanalyse?

Was soll bei einem Formular zur Informations- und Kommunikationsanalyse festgehalten werden?

- Art & Inhalt der Information

- Sender

- Empfänger

- Weg / Mittel

- Detaillierung / Aktualität

Beschreibe ein Beispiel eines Ursache-Wirkungs-Diagramms

Welche Arten von Zielen gibt es?

- Organisationsziele (ökonomische Ziele, Sozialziele und ökologische Ziele)

- Vorgehensziele (Lösungsweg von der Situationsanalyse bis zur Implementierung)

Was sind Probleme bei der Zielbildung?

Zieldefekte (Offenheit, Unschärfe, …) und

- Interdependenzprobleme

- Präferenzprobleme

- Instrumentalprobleme