Prozessbeschreibungen (Pb) in Form eines Flussdiagramms enthalten die strukturierte Beschreibung der Zuständigkeiten und Beschreibung des Ab-laufs, wie z.B. in folgender Spalten-Beschriftung:
Input
Vorgänge/Aktivitäten
Verantwortlichkeiten EDMI
Output
MGU
Wozu dient eine Prozessbeschreibung?
Eine Prozessdokumentation ist ein Hilfsmittel zur Ablauf-Standardisierung und zum Erreichen und Halten einer konsistenten Qualität
Was bedeutet es , wenn der eigentliche Prozess von Beschreibung abweicht?
Welche Eigenschaft zeichnet eine gute Pb bgl. Aktualsierbarkeit aus?
2 Möglichkeiten: der eigentliche Prozess ist besser oder schlechter geworden.
SChlechter: Prozess muss wie doku-mentiert ausgeführt werde
Besser: der neue Weg muss dokumentiert werden
Eine Prozessdokumentation ist gut, wenn sie bei Änderungen rasch aktualisierbar ist. Dann kann sie auch gut dazu ge-nutzt werden, den Prozess zu verbessern
Ein Prozess gilt als ausgereift und optimiert, wenn er folgende 8 Kriterien erfüllt:
1. effektiv, d.h. er erreicht das gewünschte Ergebnis in der vom Kunden gewünschten Form
2. effizient, d.h. der Prozess erfordert nur minimale Ressourcen, um das Ergebnis zu erzeugen.
3. beherrscht, d.h. bei jeder Wiederholung ergibt sich ein fast gleiches Ergebnis.
4. eindeutig vorhersehbar, d.h. die erzeugen definierte Reaktionen.
5. flexibel, d.h. Prozesse können sich an geänderte Bedingungen, z.B. in der IT, anpassen und sind verbesserbar
6. robust, d.h. Fehler können am Prozesseingang abgefangen werden.
7. neben- oder nachwirkungsfrei, d.h. die Ausführung eines Prozesses behindert nicht den Ablauf eines anderen.
8. klar dokumentiert.
Welche Prozesse beinhalten Wertschöpfungsprozesse?
Kernprozesse.
Ausführungsprozesse.
Leistungsprozesse
primäre Geschäftsprozesse.
operative Prozesse.
Welche Ansätze gibt es in der Unterteilung der Prozess-Landschaft in versch. Prozessarten?
Porter : Nur 2 Arten ‚primäre Prozesse" und "Supportprozesse "
Weit verbreitet sind 3 Pz-Arten : Leistungs-, Unterstützungs- und Führungsprozessen bzw Kern-, Supportprozesse und zentrale Abteilungen (sind nur untersch. Bezeichnungen..)
Im angelsächsischen Raum : Kern-, Support- und Strategie- oder Managementprozessen
Was ist unter einer Projektwürdigkeitsanalyse per Definition zu verstehen? Was untersucht/überprüft sie. Was bildet dafür die Basis?
Bewertungsmatrix, mit deren Hilfe Aufgaben und Vorhaben eines Unternehmens nachvollziehbar und struk-turiert auf ihre Projektwürdigkeit hin untersucht und geprüft werden. Die Basis dafür bildet ein projektspezifischer und unternehmensintern zu erstellender Kriterienkatalog.
Wem obliegt die inhaltl. Prüfung der Pb?
Die inhaltliche Prüfung der Pb obliegt dem process owner bzw. dem Leiter des Prozessteams, die Endprüfung einem Vertreter der Geschäftsführung, der letztlich die Pb auch freizugeben hat. Er hat die Pb auf der jeweils ers-ten Seite jeder Pb im Feld „Freigabe“ mit Namen bzw. Unterschrift zu ver-sehen.
Daher ist vom Projektmanagement zu prüfen, inwiefern ein Problem bzw. eine Idee projektwürdig ist.
Sinn und Zweck einer Projektwürdigkeitsanalyse ist vor allem:
- Erfassung der Komplexität einer Aufgabenstellung (Womit haben wir es zu tun?)
• Bewusstseinsbildung über die Herausforderung bei den Projektbetei-ligten
• Strukturierte Prüfung der Projektwürdigkeit
• Abbau von Reibungsverlusten durch effizientes Vorgehen
• Vermeidung von Ressourcenverschwendung
• Nachvollziehbare Entscheidungsfindung bzgl. Projekt-Priorität im Un-ternehmen
• Vermeidung von „Projektitis“
• Klare Unterscheidung zwischen Routineaufgaben, projekt-ähnlichen Aufgaben, Projekten und Großprojekten/Programmen
• Anwendung von Projektmanagement statt Projektverwaltung
• Entscheidungshilfe für Besetzung des Projektleiters
• Förderung der Fachkarriere von Projektleitern durch adäquaten Einsatz
Die Kriterien für die Projektwürdigkeitsanalyse werden aus der Projekt-? abgeleitet, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschied-lich ist. Daher gibt es keine richtigen oder falschen Kriterien, sondern nur mehr oder weniger sinnvolle.
Projekt-landschaft
Was wird in einer Pb dargestellt?
Was sind die Anforderungen bzgl. Beschreibungsform?
Wer darf in die Pb Einsicht nehmen?
In einer Prozessbeschreibung (Pb) werden der Prozessablauf und alle zuge-hörigen relevanten Informationen in einem strukturierten Dokument dar-gestellt.
Alle Pb sollten einfach, eindeutig und leicht verständlich sein, so-wie die Ziele und Leistungen des Unternehmens widerspiegeln.
Pb gelten je nach Verwendungszweck z.B. für ganze Unternehmen, bestimmte Berei-che oder für einzelne Prozesse. In Ausnahmefällen können auch Geschäfts-partner (v.a. Kunden, Lieferanten oder Outsourcing-Partner) Einsicht neh-men.
Welche 7 Darstellungsvarianten von Prozessen werden am häufigsten genutzt?
1. Vorgangskettendiagramm (SIPOC)
2. Wertschöpfungskettendarstellung
3. Flussdiagramm / BPMN
4. Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
5. Schwimmbahnen (Swimlane, Cross Functional Flowchart)
6. Treppendarstellung (Diagonalmatrix)
7. Wissensorientierte Sicht: Knowledge, Modeling and Description Language (KMDL)
Welche unerwünschten Situationen oder Eigenschaften in der Praxis erfordern eigentlich Projektwürdigkeitsanalysen
Projekte werden in der Praxis meist unter Zeitdruck durchgeführt. Daher hat in vielen Fällen die rasche Erfüllung von Teilleistungen und nicht Pro-jektplanung und -organisation Priorität. Kennzeichen solcher Situationen sind oft:
• Unklare bzw. unrealistische Projektziele
• Fehlende ganzheitliche Problemsicht
• Fehlendes Wir-Gefühl
• Geringe Identifikation mit dem Projekt
• Zu wenig Sensibilität für das Umfeld
• Unklare Rollenerwartungen
Für Pbs werden bestimmte Symbole verwendet, wie vor allem:
• Prozess (-schritt) = Rechteck
• Entscheidung = Raute
• Dokument = Dokumentsymbol
Dazu kommen Ellipsen für Prozessstart und Prozessende.
Was vesteht man im Allgemeinen unter einer Prozessanalyse?
-Aufnahme und Dokumentation eines Ist-Prozesses
-Bewertung nach wichtigen Parametern und Kennzahlen
- Prozessverbesserung und Optimierung
Was umfassen Leistungs-, Unterstützungs- und Führungsprozesse? Welche Erfolgspotentiale nutzen sie
Leistungsprozesse: Umfassen die mit der Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen direkt oder indirekt in Verbindung stehenden Aufgaben. Leistungsprozesse nutzen Erfolgspotenziale, „die zusammen den Wettbewerbserfolg eines Unternehmens bestimmen“.
Unterstützungsprozesse: Umfassen die für Aufbau und Pflege von Ressourcen und Produktprogramm anfallenden Aufgaben. Sie bauen damit Erfolgspotentiale auf, die von den Leistungsprozessen genutzt werden.
Führungsprozesse: Umfassen die dispositiven, prozessübergreifenden Aufgaben in einem Unternehmen. Insbesondere steuern sie Nutzung und Aufbau von Erfolgspotenzialen. Typische Führungsprozesse sind Budgetierung, Mitarbeiterführung oder auch die strategische Führung.
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