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Dokumenten-Management



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Standards für die Layout-Definition

  • XSL
    • (= Extensible Stylesheet Language)
  • XSLT
    • (= Extensible Stylesheet Transformations)
  • CSS
    • (= Cascading Style Sheets)
    • "früher" verwendet

Erschließung (manuelle vs. automatische Attributierung)

Manuelle Attributierung Automatische Attributierung
fehleranfällig (z.B. Vertippen) kann erfolgen, wenn System Aufbau des Doks. kennt und sich benötigte Infos per OCR/ ICR aus dem Dokument extrahieren kann
besitzt keine Normierung (untersch. Wortschatz der Mitarbeiter) wesentlich komplexere Technik
Maßnahmen zur Anbindung einer externen DB müssen ergriffen werden  

 

Worin besteht der Nutzen, eine externe DB bei der Vergabe der Attributwerte mit einzubinden? + konkretes Beispiel

  • Attributierung unterstützt Recherche nach Dokumenten (effizienter und schneller)
  • falsche Verschlagwortung --> Dokument könnte nicht mehr gefunden werden
    • daher externe DBs, die auf bestehenden Wortschatz zurückgreifen, bzw. Nutzer Wörter zur Verschlagwortung vorschlagen, die bei Attributierung verwendet wurden
  • Bsp:
    • HR-Modul in einem ERP-System
      • Personalstammdaten sind eingebunden
      • Einbindung eines Thesaurus, welcher Attributierung mittels Synonymen erleichtert

Warum handelt es sich bei den beiden Größen zur Bewertung der Effektivität eines Recherche-Werkzeugs (Precision and Recall) um theoretische Werte und welchen Nutzen haben diese in der praktischen Umsetzung?

  • ermöglichen es, Relevanz vorhandener Daten in Bezug auf gefundene Daten innerhalb gegebener Datenbasis zu bewerten.
    • Precision (= Genauigkeit) --> Wahrscheinlichkeit, dass gefundenes Dokument relevant ist.
      • (relevant & gefunden) / gefunden
    • Recall (= Trefferquote) --> Wahrscheinlichkeit, dass relevantes Dokument gefunden wird
      • (relevant & gefunden) / relevant
  • Beide Größen sind voneinander abhängig. Erhöhrt sich die Trefferquote, so sinkt die Genauigkeit und vice versa.

Grundsätzliche Vorgehensweise (5) zur Einführung eines DMS (Bereiche der Ist-Analyse):

  1. Projekt-Initialisierung
    • gemeinsames Projektverständnis wird erzeugt
    • Sensibilisierung für das Thema
  2. Ist-Analyse
    • Erarbeitung und Darstellung der Dokumentenflüsse
  3. Soll-Konzeption
    • System-Funktionalität wird bestimmt
      • indem Kann- und Muss-Kriterien erarbeitet und in Lastenheft übertragen werden
    • Pflichtenheft wird aus Lastenheft erarbeitet
  4. Systemauswahl
    • Anbieter-Auswahl wird analysiert
    • Zum Ende der Phase sollte eine Pilotphase in einem Testumfeld erfolgen
    • Migrations-, Schulungs- und Roll-Out-Konzepte werden erstellt
  5. Systemeinführung
    • Altdatenübernahme
    • Schulungen
    • Roll-Out-Konzepte
  • Phasenübergreifende Prozesse
    • Projekt-, Qualitäts- und Risiko-Management

Bausteine der Schema-Definition

  • einfache
  • komplexe Datentypen

Erläutere die Ablagegranularitäten der Recherche-Methode COLD

  • COLD (= Computer-Output on Laserdisk)
  • Unterscheidung zwischen:
    • alle Dokumente (z.B. Rechnungen) eines Tages zsm abzulegen
    • oder vorher zu trennen und z.B. den jeweiligen Kunden zuzuordnen

Welche beiden grundlegenden Aspekte müssen bei einer Layoutierung immer angewandt werden und welche XML-Standards decken diese Aspekte jeweils ab?

  • Baum-Transformation
    • es ermöglicht einen XML-Quellbaum in einen Ergebnisbaum oder ggf. in eine andere Struktur umzuwandeln
    • danach kann XSLT (= Extensible Stylesheet Language Transformations) verwendet werden
    • XSLT ist eine XML-Sprache zur Transformation von XML-Strukturen in andere Repräsentationen
    • Sprache kann anderen Text oder Elemente erzeugen
    • XSLT zeichnet sich durch die Definition von Nummerierung, Wiederholungen (for each) und Bedingungen (if, choose) aus
    • Formatierung
      • Elemente des Ereignisbaums auf Papier, Displays, als Sprachausgabe oder in ähnlicher Form.
      • dazu kann XSL-LO oder XSL verwendet werden (Layout-Definitionen eines XML-Dokuments, bei dessen Ausgabe mittels entsprechender Objekte und deren Eigenschaften)

Erkläre die Besonderheiten der Recherche-Methode COLD.

  • COLD (= Computer-Output on Laserdisk)
  • Verfahren, um Großrechnerausgaben (z.B. Rechnungen) mithilfe elektr. Archive dauerhaft archivieren
  • Besonderheiten ->
    • Spooldatei wird erzeugt, besteht i.d.R. aus Nutzdaten (Inhalt)
    • Layout des Doks. wird nur ein Mal gespeichert
    • Bei Ausgabe wird Layout mit Nutzdaten zsm-geführt
      • "Mischdokument" entsteht

Unterscheide XSL vs. CSS

  • XSL
    • wurde vom W3C im XML-Kontext entwickelt
    • Sprache für die Layout-Definition und Element-Transformation
    • XSL kann die Dokuemten-Reihenfolge ändern, z.B. alphabetisch
  • CSS
    • usprünglich im HTML-Kontext entwickelt
    • Sprache für Layout-Funktionalität
    • mit CSS ist das Ändern der Reihenfolge von Dokumenten nicht möglich

Unterscheidung einfache vs. komplexe Datentypen

  • einfache Datentypen
    • bspw. float, double, boolean
    • bestehen nur aus einem "atomaren" Datentyp
    • können nicht weiter unterteilt werden
  • komplexe Datentypen
    • weitere Unterteilung ist möglich
    • Reihenfolge oder Häufigkeitsangabe lassen sich definieren

Grundlegenede Funktionalitäten von XSLT?

  • kann zur Text- und Element-Generierung verwendet werden
  • kann Schleifen und Mark-Ups generieren
  • dient grundlegend der Definition der Transformation von XML-Strukturen in eine andere Repräsentation

Was bedeutet das Prinzip "single-source - multiple media"?

  • "single-source - multiple media"
    • bietet die Möglichkeit, Dokumenten-Instanzen ohne Änderungen auf unterschiedlichen Medien abzubilden
    • bspw. auf Papier, elektr. Buch
    • ermöglicht wird dies durch Style-Definitionen

Welchen Nutzen besitzt die semantische Strukturierung zur Übertragung von Informationen? Geben Sie in der Begründung auch Beispiele an.

  • Semantische Strukturierung
    • legt Inhaltselemente fest und vereinheitlicht diese
    • ermöglicht automatisierte Überprüfbarkeit in der Weiterverarbeitung
    • d.h. System weiß, wo welche Daten zu finden sind und kann diese dann extrahieren und automatisch in die DB füllen

Rechtliche Aspekte Einführung DMSDigitale Urkunde (grundsätzliche Aspekte / schematischer Ablauf zur Erzeugung
und Prüfung einer digitalen Urkunde)

  • Digitale Urkunde ist ein Dokument mit elektronischer und qualifizierter Signatur
  • Unterschrift kann z.T. mittels digitaler Eingabewerkzeuge erfolgen, solange gesetzl. keine Schriftform vorgeschrieben ist

Warum ein XML-Schema?

  • soll Beschränkungen/ Schwachstellen von XML-DTD aufheben und Struktur, inkl. Einschränkungen und Wertebereichen eines Dokuments beschreiben
  • Schema ermöglicht genauer Definition der auszutauschenden Daten, welche automatisiert validiert werden können

Grenzen Sie die Bezeichnungen „Gültiges XML-Dokument“ und
Wohlgeformtes XML-Dokument“ in eigenen Worten voneinander ab.

  • Wohlgeformte XML-Dokumente enthalten keine DTD (= Docuement Type Definition) und jeder "tag" wird mit einem "Ende-tag" abgeschlossen
  • Ein gültiges XML-Dokument hingegen enthält eine DTD und dessen Inhalt gehorcht DTD-Regeln.

Rechtliche Aspekte bei der Einführung eines DMS: Verfahrensdokumentation

  • ist die Voraussetzung für das rechtskonforme Ablegen von Dokumenten
  • durch Dokumentation soll die Manipulation digitaler Dokumente ausgeschlossen werden (wird von einem Betriebsprüfer geprüft)
  • Verantwortung liegt auf Seiten des Betriebes/ Unternehmers

Motivation (3 Kategorien) für das Loslösen von Papier.

  1. Teamorientierte und standortübergreifende Zusammenarbeit
    • Keine räumliche Nähe, sondern weitverteilte Teamstrukturen
    • Standortübergreifende Prozessketten
    • Steigende Erwartungen der Kunden an Auskunftsfähigkeit, Reaktionszeit, digitalen Datenaustausch
  2. Internationalisierung
    • Notwendigkeit des schnellen Dokumentenaustauschs über große Entfernungen
    • Länderübergreifende Zusammenarbeit mit Händlern, Lieferanten, Kunden, etc.
    • Mehrsprachigkeit der Informationssuche
  3. Organisation und Schutz von Dokumenten
    • Geheimhaltung kritischer Informationen (trotz standortübergreifender Prozesse)
    • Kontrolle über die Verbreitung von Dokumenten
    • Organisationsweite Konzepte für Verwaltung von Dokumenten notwendig

Erkläre die Ablagestragien der Recherche-Methode COLD

  • COLD (= Computer-Output on Laserdisk)
  • Ablage kann auf zwei Arten erfolgen:
    • getrennt vom Layout (wie zuvor beschrieben)
    • zusammen mit dem Layout (benötigt mehr Speicherplatz)

Rechtliche Aspekte bei der Einführung eines DMS: Arten elektr. Signaturen

  • Signaturarten
    • einfache
    • fortgeschrittene (gesetzl. Unterschrift gleichzusetzen)
    • qualifizierte (gesetzl. Unterschrift gleichzusetzen)
    • mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung
    • dient Identifikation, Geheimhaltung, Integrität und Nicht-Abstreitbarkeit

Erfassung (frühes vs. spätes Scannen)

Frühes Scannen

+ -
schnelle Verteilung elektr. Doks. Anzahl unwichtiger Doks. im System
unmittelbare Ablage nach Eingang des Doks. großer Umstellungsaufwand für Sacharbeiter

Spätes Scannen

+ -
geringer Umstellungsaufwand für Sacharbeiter teils lange Wartezeiten aus Post
nur relevante Doks. werden ins System aufgenommen Gefahr des Verlierens von Doks. vor Archivierung
  späte Verfügbarkeit im System zur Bearbeitung

 

Nenne die 5 Treiber (Motivation) von Dokumenten-Management.

  1. Prozess-Problematik
  2. Mengen-Problematik
  3. Organisations-Problematik
  4. Medien-Problematik

Grundlegende Architektur eines DMS?

  • Kern des DMS --> zentrale DB
    • zentrale DB verbindet zahlreiche heterogene Quellen (z.B. Langzeitarchive, Storage-Systeme)
    • Anwender greift über dessen Client auf zentrale DB zu, die erlaubt, individuelle Strukturen anzulegen
    • zentrale DB ist kein Speicherort. Sie greift widerum auf Dokumente in deren Speicherort zu.

Welche grundsätzlichen Ebenen (Elemente) besitzen Dokumente und wie wird das bei XML adressiert?

  • Grundsätzliche Elemente eines Dokuments sind dessen
    • Inhalt (SGML-/ XML-Instanz)
    • logische Struktur (DTD) und das
    • Layout (XSL)

Rechtliche Aspekte bei der Einführung von DMSSicherheitsaspekte / Verschlüsselung / elektronische Signatur

  • hierzu zählen:
    • Authentifizierung (soll unbefugten Zugriff unterbinden)
    • Verschlüsselung soll gewährleisten, dass nur Berechtigte Dokumentenzugriff haben.
    • elektr. Signatur ermöglich eindeutige Identifizierung und kann Aussagen hinsichtlich der Integrität eines Dokuments treffen

Was beschreibt ein DTD?

  • Eine DTD (= Document Type Definition) beschreibt
    • logische Struktur eines Dokuments
    • welche Elemente grundsätzlich für ein Dokument zur Verfügung stehen
    • welche hierarchische Struktur die Elemente zueinander haben und welche Elemente zwingend vorgeschrieben sind.
    • Reihenfolge und die Attribute, welche die Elemente besitzen

Nenne die typischen Anwendungen/ Systeme zur Unterstützung von Büroprozessen.

 

DV = Datenverarbeitung | BK = Bürokommunikation

Erkläre die Erschließungsmthode (Thesaurus)

Bei einem Thesaurus handelt es sich um eine Schlagwortliste, die ein- oder mehrdimensional aufgebaut sein kann. Diese beinhaltet ein kontrolliertes Vokabular, dessen Begriffe durch Relationen miteinander verbunden sind.

Wird die Gewährleistung der Integrität eines Dokuments dessen Veränderung ausgeschlossen?

  • Nein - es ist möglich, herauszufinden, ob eine Veränderung stattgefunden hat
  • Es ist jedoch nicht möglich, nachzuvollziehen, was geändert wurde.
  • Ansonsten wäre es möglich, aus dem Fingerabdruck des Dokuments, dieses zu rekonstruieren

Erschließung (Verfahren zur Qualitätssteigerung und manueller Attributierung)

Verwendung externer DB kann manuelle Attributierung verbessern. Nutzer kann dann nurnoch aus einer Liste gültiger Werte wählen, sodass Tippfehler ausgeschlossen werden können.

Unterscheide Achsenausdrücke und Adressierungspfade

  • Achsenausdrücke
    • qualifizieren ein / mehrere Elemente auf Basis der relativen Position im
      Baum
  • Adressierungspfade
    • koppeln die einzelnen Achsenausdrücke zur Navigation

Abgrenzung DMS zu WCM?

WCM (= Web Content Management)

  • Dokument setzt sich aus Einzelteilen zsm
  • Zugriff erfolgt über Web-Browser
  • Integration in Web-Umgebung ermöglicht dies

DMS

  • Dokument = logische Einheit (Verwaltungseinheit), kann in versch. Formaten vorliegen
  • meist in betriebl. Umfeld integriert
  • Zugriff kann z.B. über ERP- oder Mail-Systeme erfolgen

Abgrenzung zwischen XLink, XPath und XPointer

  • XLink
    • für Verweisdefinition verwendet
    • erlaubt Definition komplexer Links und Verlinkungen von Dokumenten (die sich nicht im eigenen Besitz befinden)
    • so können modular aufgebaute Dokumente als eine logische Einheit dargestellt werden
  • XPath
    • eine Art Grammatik zur Adressierung von Dokumentteilen, welche auf der
      Baumrepräsentation des XML-Dokuments aufbaut.
  • XPointer
    • ebenfalls eine Art Grammatik, welche zusätzlich zu den
      Funktionalitäten von XPath noch die Referenzierung von Punkten & Bereichen erlaubt.

Allgemeine Darstellung der Schritte der Verarbeitung (Erstellung, Erfassung, Erschließung,...)

  • Dokumentenerstellung
    • Dok. wird mit Textverarbeitungsprogramm (o.ä.) erstellt und ggf. in Papierform ausgedruckt
  • Dokumentenerfassung
    • Dok. wird digitalisiert
    • Unterscheidung
      • NCI (= Non Coded Information) Doks.
      • CI (= Coded Information) Doks.
      • Mischdokumente (z.B. Emails mit Anhang)
    • Digitalisierung erfolgt entweder per
      • manueller Erfassung
      • Scan (frühes vs. spätes Scannen)
      • Kamera
  • Dokumentenerschließung
    • Dok. wird in DB erfasst und mit zusätzl. Infos versehen, die Suche erleichtern (Attributierung, Verschlagwortung, Indizes)
    • Attributierung
      • manuell (fehleranfällig)
        • daher Verwendung externer DB (Vorschlag Liste gültiger Werte)
      • automatisiert
    • Formulare können auch mittels Optical oder Intelligent Character Recognition erschlossen werden.
  • Dokumentenrecherce
    • Unterscheidung
      • direkte Suche über Attribute und Indizes (schnellste Suche)
        • arbeitet auf Meta-Daten-Ebene
        • kann auch Volltextrecherche verwendet werden - durchsucht alle Doks. nach best. Wortfolge
      • Suche über Ordnerstruktur
      • Suche mittel Navigation (Links)
    • optimal ist Kombination aus 2 DBs
      • eine enthält Volltextindizes für Volltextrecherche 
      • eine enthält andere Attributwerte für Metadatenrecherche

Abgrenzung von DMS zu elektronischem Archiv.

elektr. Archiv:

  • Dokumentenablage (von unveränderten Originaldokumenten)
  • liegen dort über längere Zeit und sind unveränderbar -->"tote Dokumente" (revisionssicher)

DMS:

  • verwaltet "lebende" Dokumente, die noch ver- oder bearbeitet werden
  • achtet auf Versionierung der Dokumente
  • sorgt dafür, dass Dokumente nicht überschrieben werden
  • besitzt Check-In/ Check-Out-Prinzip
  • unterstützt Dokumentenlebenszyklus

Welche Bedeutung hat die zentrale DB eines DMS?

  • Handhabung großer Datenmengen und direkter Zugriff auf einelne Dokumente (-ngruppen)
  • = Zugriffspunkt für den Anwender
  • = zentraler Kern des DMS
  • ermöglicht Einlesen und Zsmfassen von Informationen aus mehreren Quellen
  • --> standardisierter und standortübergreifender Zugriff auf Informationen über einheitl. Strukturen

Klassifiziere typische Büroprozesse (Tipp: 3x3).

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