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GPMS



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V5; Welche Besonderheiten hat ein GPM-Projekt?
Der Erfolg der Einführung ist zu 70-80% von organisatorischen Faktoren abhängig.
AK; Warum gibt es einen Medienbruch zwischen Geschäftsprozess-Werkzeugen und Workflow-Werkzeugen?
Weil in dem GPM dem-Werkzeugen der Fokus auf Gestaltung ( Modellierung, Analyse, Optimierung) liegt und bei dem WFMS der Dokus auf Implementierung ( Technische Umsetzung)

V2; Erläutern Sie die Schritte der Verarbeitung

1. Dokument erstellung & Dokumenten Eingang

 2. Dokumenten Erfassung

3. Dokumenten Erschließung

4. Ablage & Archivierung

AK; Warum sollte das Sollkonzept vor der Systemauswahl fertiggestellt werden? Welche Folgen können aus der Missachtung der Reihenfolge eintreten?

- Prozess-Soll-Modell.

- Organisatorische Maßnahmen.

- Funktionalität des Systems

- Kann/Muss-Kriterien

- Anzahl Anwender

- Technische Umgebung

- Kostenrahmen -> Daraus abgeleitet werden das Lastenheft sowie der Kriterienkatalog.

Folgen wie Fehllende Funktionalitäten, zu viele Nutzer, schwer in die technische Umgebung einzubetten

AK; Welche Bedeutung hat die Zentrale DB im DMS
Der Kern bildet eine DB die von einem Dokumentenverwaltungssytem gesteuert wird. Die DB läuft auf einem Archiv-Server. Rundum sind Scanner, Drucker, Mobile Clients, Terminal/Client, Langzeitarchiv, Storage System

Phasen der DMS Einführung 

Phase 0: Initialisierung

Phase 1: Ist-Analyse

Phase 2: Soll-Konzept

Phase 3: System-Auswahl

Phase 4a: Pilotphase

Phase 4b: Einführung Ist-Analyse: Nicht so tiefgehend wie bei GPM -> graphische Visualisierung mittels Chart-Programm reicht aus. Hauptziel: Erarbeitung und Darstellung der Dokumentenflüsse ( freilegen des Optimierungspotentiale. Im Bereich Dokumentenerstellung: Erhebung des Erstellung bzw. Redaktionsprozesses, Ableitung der für die Dokumente benötigenden Statik

V1; Wie sieht die Grundlegende Architektur eines DMS aus?
Der Kern bildet eine DB die von einem Dokumentenverwaltungssytem gesteuert wird. Die DB läuft auf einem Archiv-Server. Rundum sind Scanner, Drucker, Mobile Clients, Terminal/Client, Langzeitarchiv, Storage System

Welche Grundsätzlichen Aspekte gibt es bei der digitalen Signatur

1. Identifikation

 2. Geheimhaltung

 3. Integrität

 4. Nicht-Ab Streitbarkeit

V4; Vergleichen Sie Workflow-Management vs. Geschäftprozess-Managemnt

Geschäftsprozessmanagement= ist ein Gesamtkonzept zur Verbesserung der innerbetrieblichen Abläufe, Schwerpunkt: Analyse Optimierung. Workflow-Management: unterstützt strukturierte, wiederholt auftretende Prozesse, ist ein verteiltet System, Schwerpunkt: Implementierung von Prozessen

V6; Welche Grundsätzliche Ebene (Elemente) besitzen Dokumente und wie wird das bei XML adressiert?

SGML/XML >Style-Definition > DTD

Inhalt > Layout > Logischestruktur   

V4; Klassifizieren Sie Workflow-Systeme

1. Architekturtypen: Enginebasiert, Mailbasiert

2. Migrationstypen: Concrete-Flow, Control-Flow

3. Protokolltypen: Push, Pull

4. Steuerungstypen: Verkettet, Ergebnisbasiert

V3; Erklären sie den Leben Zyklus von Geschäftsprozessen

1. Prozessidentifikation

2. Prozessmodellierung

3. Prozessanalyse

4. Prozess-Soll-Modellierung

5. Prozessimplementierung

6. Prozessausführung

7. Prozessüberwachung

V4; Erklären Sie die Rolle der Workflow Engine
Die Workflow Engine ist der zentrale Kernel und steuert das gesamte System
AK; Was ist Kern der Prozessidentifikation. Nennen Sie Faktoren zur Identifikation,
Vor der Analyse steht die Identifikation und Auswahl relevanter Prozesse. - Welche Prozesse gibt es im Unternehmen - Welche Prozesse sollen im Rahmen des GPM betrachtet werden. - Einteilung anhand fachlicher und sachlicher Kriterien. - Nach der Identifikation der Prozesse kann eine Umsetzungsreihenfolge festgelegt werden

V3; Erläutern Sie die Basic Bausteine der Geschäftsprozessmodellierung

1. Prozess.

2. Prozessstruktur (Input+Output).

3.Stellenstrucktur (wo in der Organisation).

4. Ressourcen (Materialien, Betriebsmittel).

5. Ergebnisse (mögliche Systemzustandsänderungen)

AK; Müssen WFMS zwangsläufig über eine Engine verfügen?
ja laut Referrenzmodell der WfMC Skript 3+4 S.39

2; Recherche - Welche Grundsätzlichen Recherche Methoden sind Ihnen bekannt?

1. Hierarchisch: Ordner wählen-> Inhaltsverzeichnis -> gewünschtes Doku.

2. Direkt: Stichwörter=Index -> Boolesche Verknüpfung -> Datei

3. Navigation: Einstieg-> Link -> Datei

V2; Erschließung - Erläutern Sie Thesaurus
Thesauri ermöglicht eine bessere Texterkennung durch machen des Oberbegriffs, Unterbegriffes und der Assozitaion zum Begriff
V3; Welche Themenbereiche gibt es bei Geschäftsprozessmanagement?
1. Darstellung, 2. Modellierung, 3. Analyse, 4. Optimierung (Simulation), 5.Informationstechnische Realisierung der Prozesse

Welche grundlegenden Eigenschaften müssen Prozesse aufweisen, damit sie sich für die Unterstützung durch ein Workflow-Management-System eignen?

Der Prozess muss modelierbar sein, merhfach in Unternehmen vorkommen, eine Struktur zur Betreung und Weiterentwicklung in Unternehmen geschaffen wird 

V2; Erklären Sie OCR/ICR

OCR: Opitcal Character Regcognition:

Suche nach Einzelwörter, Zeichen

Probleme: erkennen von Ziffern, Handschriften.

ICR: Intelligent Character Regnition:

Erkennen von Layout, automatische Erkennung von Formularen, Dokumentenklassifikation.

Problem: was bedeutet intelligent

V2; Erschließung - Durch welche Verfahren kann man eine Qualitätssteigerung bei der manuellen Attributierung erlangen?

- Normierung der erlaubten Weren>  Thesauri > Schlagwortlisten

V7; Vergleichen Sie die Klassischen vs. Adaptives GPM

»Klassische« Prozessmodellierung (mittels BPMN) Prozess im Mittelpunkt + Daten, Rollen und Kommunikation werden um diesen Prozess herum organisiert.

 - Modellierung der Abläufe inkl. aller Verzweigungen und Entscheidungen vor der erstmaligen Ausführung.

- Nahezu kein Ausbrechen aus dem vordefinierten Ablauf möglich. Beispiel: Routinearbeit: Parket Verpacken.

Adaptives GPM: - Fokus auf Fallinformationen (sog. »Case Information«) sowie zu erreichendem Ziel.

- Alles Weitere wird um diese Fallinformationen herum ausgestaltet.

-Prozesse werden bei der jeweiligen Ausführung von den Verantwortlichen auf Basis des gegebenen Rahmens sowie vorhergegangener Prozesse entwickelt.

Bespiel: Wissensarbeit: Prüfung und Freigabe von Versicherungsantrag

V2; Vor und Nachteile Automatische Attribuierung

Vorteile: Definierte, feste Struktur

Formularauslese-Funktionalität.

 Automatische Felderkennung.

Validierung der erkannten Inhalte möglich.

Unstrukturierte, dynamische Dokumentenstruktur.

Sehr komplexe Funktionalität notwendig. - Bisher nur in ersten Ansätzen realisiert und auf dem Markt erhältlich. - Aktuelles Ziel: Erkennung des Dokumenttyps und einzelner herausragender Attribute

AK; Was bedeutet der Begriff " Gegenstand des Augenscheins" Erklären Sie in eigenen Worten
Ein eingescanntes elektronisches Dokument oder ein digitales Dokument ohne entsprechende Signatur ist keine Urkunde im juristischen Sinne, sondern ein Dokument des Augenscheins.

V6; Grenzen Sie zwischen Xlink, Xpath und XPointer ab

X-Link: Definition von komplexen Links, Verlinkung von Dokumenten die sich nicht im eigenen besitz befinden.

Xpath: Grammatik zu Addresierung von Dokumententeilen. Navigation in der Baumstruktur

XPointer: Erweiterung von XPath. Referrenzierung von Punkten und Bereichen ( Elementübergreifend und eingeschränkt innerhalb des Elementen). Informationsselection mittels String-Matching

V1; Grenzen Sie DMS und el. Archiv ab
DMS=muss alle Phasen des gesamten Dokumentenlebenszyklus unterstützen

V6; Allgemeiner Aspekt von XML

ist Standard zur Beschreibung von Webdokumenten.

Unterteilt in 3 Bereiche:

1. Sprache.

2. Verknüpfung.

3.Layoutinformationen. 

Why XML:

- WEB ist langsam

- Individuelle Erweiterung von HTML nicht möglich 

- Hyperlinks sind einfach 

V6; Was sind die Vorteile von XML

1. Metasprache.

2. textbasiert.

3. Strukturierung von Daten.

4. Trennt Inhalt von Layout.

5. Offner Standard

V2; Erklären Sie OCR/ICR

OCR: Opitcal Character Regcognition:

Suche nach: Wörter, Zeichen

Probleme: erkennen von Ziffern, und Handschriften.

ICR: Intelligent Character Regnition

Erkennen von Layout, automatische Erkennung von Formularen, Dokumentenklassifikation.

Problem: was bedeutet intelligent

AK; Vergleichen die die Vor und Nachteile bei Frühen vs. Späten Scannen?

Früheres Scan:

+: Einsparung der Postverkehr > nach Eingang der Dok abgelegt 

-: unnötige Dokumente drin / aufwändig 

Späteres Scan: 

+: kleiner Umstellaufwand / nur relevante Dokus drin

-: langsam / Gefahr des Verlierens 

V6; Was bedeutet das Prinzip "single-source-multiple Media"?
Ein Dokumenten-Instanz wird ohne Änderung auf unterschiedliche Medien abgebildet. z.B. Papier, elektronisches Buch

V6; Vergleichen Sie XSL vs. CSS

XLS: Sprache für Layoutdefinition wie auch für Element-Transformationen

- 1:n - Abbildung zwischen XML-Element und Layoutobjekt möglich

- Hohe Komplexität des Standards.

CSS: Ursprünglich im Kontext von HTML entwickelt und anschließend um die Möglichkeit der Verarbeitung von nicht- HTML-Tags erweitert

 - Beschränkt sich ausschließlich auf Layout- Informationen

- 1:1- Abbildung zwischen XML-Element und Layoutobjekt

- Mittlere Komplexität des Standards

V1; Wie können Geschäftsprozesse klassifiziert werden

einmalig/ zylisch/ azyklisch

V5; Erläutern Sie wichtige Aspekte der Betriebsvereinbarung
Es ist laut §87 Betriebsverfassungsgesetz eine Betriebsvereinbarung für en DMS/WfMS notwendig. mindestens: 1. Festlegung der Leistungsmerkmale. 2. Art und umfang der gespeicherten und personenbezogenen Daten: Bestands-, Verbindungs-, Ur-Inhaltsdaten. 3. Umgang mit den Daten: Wer darf was? 4. Sicherungsmaßnahme, Schutzmaßnahmen, Löschfristen, Bedingung für die Übermittlung der Daten an Dritte

V4; Nennen Sie die Wesentlichen Bausteine einer Workflow-Definition

Interface 1: Engine - Prozessdefinitions-Werkezeug

Interface 2: Workflow-Client Interface

3: Externe Applikation Interface

4: Engine Interface

5: Administrationswerkzeug

Erläutern Sie die verschieden Arten der elektronischen Signatur

nach SigG:

1. (einfache) elektronische Signatur.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur.

3. Qualifizierte elektronische Signatur ohne/mit Anbieter-Akkreditierung 

V2; Erschließung - Durch welche Verfahren kann man eine Qualitätssteigerung bei der manuellen Attribuierung erlangen?

- Validierung der Einträge (z.B. Abgleich mit Kunden-DB, Prüfziffer)

- Thesauri

- Schlagwortlisten

AK; Beschreiben Sie die Unterschiede der Ansätze des adaptiven Geschäftsprozessmanagement und das Klassische Geschäftsprozessmanagement. Nenne Sie für beide Ansätze Bespiele.

»Klassische« Prozessmodellierung (bspw. mittels BPMN) Prozess im Mittelpunkt + Daten, Rollen und Kommunikation werden um diesen Prozess herum organisiert - Modellierung der Abläufe inkl. aller Verzweigungen und Entscheidungen vor der erstmaligen Ausführung. - Nahezu kein Ausbrechen aus dem vordefinierten Ablauf möglich. Beispiel: Routinearbeit: Parket Verpacken.

Adaptives GPM: - Fokus auf Fallinformationen (sog. »Case Information«) sowie zu erreichendem Ziel. - Alles Weitere wird um diese Fallinformationen herum ausgestaltet. -Prozesse werden bei der jeweiligen Ausführung von den Verantwortlichen auf Basis des gegebenen Rahmens sowie vorhergegangener Prozesse entwickelt. Bespiel: Wissensarbeit: Prüfung und Freigabe von Versicherungsantrag

V2; Vor und Nachteile Manuelle Attributierung

Vorteile:

+ Vergabe der Attributwerte auch für unstrukturierten Dokumenten möglich

+ Abstraktion des Attributwert vom Inhalt möglich

Nachteile:

- Tippfehler des Benutzers

- Differierende Begriffswelten

V6; Nenne Sie die grundlegenden Funktionalitäten von XSLT

Funktionalitäten: 

- Erzeugung von Text/ Elementen 

- Definition von Nummerierung 

- Wiederholung bzw. Neusortierung der Elemente 

- Bedienung

V5; Erläutern Sie wichtige Aspekte der Verfahrensdokumentation

Grundvoraussetzung für den Einsatz digitaler Archivsysteme ist eine schriftliche Dokumentation 

EDV-Dokumentation: 

ist die planvolle und systematische Sammlung, sowie Aufbewahrung der Unterlagen, die geeignet sind. EDV-Doks müssen vollständig, schlüssig, aktuell, verständlich, und wahr sein. 

V5; Erläutern Sie den Schematischen Ablauf zur Erzeugung und Prüfung einer digitalen Urkunde
Skript 05, S.33
AK; Welchen Nutzen bringt dass Einbinden externer DB bei der Vergabe von Attributen. Nenne Sie konkrete Beispiele
- Validierung der Einträge (z.B. Abgleich mit Kunden-DB, Prüfziffer), - Thesauri, - Schlagwortlisten.

AK; Geben Sie eine Definition des Begriffs "Workflow" und erklären Sie die Beziehung zwischen Workflowmodell und Worklflowinstanz

Workflow -  automatisierte Geschäftsprozess, bei den Dokumenten, Informationen, Aufgaben zwischen den Teilnehmern übertragen werden. 

WfModell- beschreibt Eigenschaften von einer Klasse. 

WfInstanz - ist ein einzelner Prozess in WMS

V3; Erläutern Sie die Grundlegenden Objekttypen der BPMN

1. Flussobjekte: (Events / Activities / Gateway) 

2. Verbindungsobjekte: Sequenz -> Nachrichtenfluss

3. Schwimmbahnen: Pool, Lane

4. Artefakte: Datenobjekte

V6; Erläutern Sie den Unterschied von einfache vs. Komplexen Datentypen

Einfache Datentypen: sind z.B. Boolean, String, double. Diese Datentypen können nicht weiter unterteilt werden, bestehen aus "atomarischen" Datetyp

Komplexe Datentypen können weiter unterteilt werden. Diese haben eine Sequenz und Reihenfolge von Unterelemente feste vorgegeben. Auswahl Elemente "choice" 

Ak;: Welche zwei grundlegenden Aspekten müssen bei der Layoutgestaltung immer angewendet werden und welche XML Standards Decken diese Aspekte ab?

- Baum-Transformation Umwandlung des XML-Quell-Baums in einen Ergebnis-Baum (mit evtl. anderer Struktur -> XSLT).

- Formatierung Darstellung der Elemente des Ergebnis-Baums auf Papier, Display, Sprachausgabe,(-> XLS-FO bzw. XLS1.0

EPK 

EPK - ist eine Verbindung von Bedinungs-Ereigsnetzen mit Verknüpfungselementen, wie Neztplan. EPK ist einfach, selbsterklärend und hat sequentielle Abfolge von Ereignissen und Funktionen. 

Werkzeug dafür ist ARIS 

Baumstruktur 

AK; Grenzen Sie die Betriebsvereinbarung 

Betriebsvereinbarung: 

Bundesdatenschutzgesetz: Schutz alle von unberechtigter Umgang mit personenbezogenen Daten, regelt Umgang, die Maschinell aufgenommenen Daten. 

DS-GVO -ersetz seit 2018.

§87 Betriebsverfassungsgesetz - hat Betriebsrat ein Mitbewussgerecht bei der Technologie, die eine Leistungskontrolle ermöglicht

1) Feststellen Leistungsmerkmale des Systems

2) Art und Umgang der gespreicherten Daten und personenbezogenen Daten 

3) Umgang mit den Daten (wer was darf) 

4)Sicherrungsmaßnahmen  der System 

 

 

XML Schema, warum?

Die Bausteine von XML

um die Beschränkung von DTDs aufzuheben. 

Ziel: -Beschreit Struktur

       - Fokus auf Datenaustausch 

       - XML - Instanzen, die zum Schema gehören

Bausteine von dem XML Schema: 

1)Elemente / Elemente-Gruppe

2)Attribute/ Atrribute-Gruppe

3) SimpleType / ComplexTyp

 

Was macht DTD

DTD ist eine Dokument Type Definiton +

DTD beschreibt: 

1) Welche Elemente Zur Verfügung stehen 

2) hierarhische Struktur der Elemente 

3) Reihefolge der Elemente 

4)Attribute

Vergleichen Sie WMS vs. Groupware-Systeme

WfMS unterzeichnet wie strukturierte, wiederholbare auftretende Prozesse. 

Im Unterschied zu Groupware liegt der Schwerpunkt auf der Koordination von Tätigkeiten aufgrund Regeln

V5; Erläutern Sie wichtige Aspekte der Sicherheit, Verschlüsslung, digitale Signatur
Verschlüsslung: Transformiert einen Klartext in Abhängigkeit von einer Zusatz Information (Schlüssel) in einen Geheimtext. Nur mit Schlüssel lesbar. Digitale Signatur: in eine Kontrollinformation, die an eine Nachricht angehängt wird mit folgende Eigenschaften verbunden sind : - Eindeutig festgestellt werden, wer diese erzeugt hat. - authentisch überprüfbar , ob die Datei, an die digitale Signatur angehängt wurde, identisch ist mit der Datei, die tatsächlich angehängt wurde

COLD und deren Ablagestrategien 

COLD -Computer Output on LaserDisk 

Gute Verarbeitungsmöglichkeiten / Grroßerecherche

Klassische COLD-Verfahren: 

Spooldatei (reingefügten Daten) + Formular

Ablagestrategien:

1) Inhalt und Hintergrund getrennt 

2) Inhalt mit Hintergrund zusammengeführt und als Einheit abgelegt. 

Как линия с Спул данными разделяеться где они отдельно в одной и где они так же в другой

AK; Was bedeutet "Single source - multiple Media"
Ein Dokumenten-Instanz wird ohne Änderung auf unterschiedliche Medien abgebildet. z.B. Papier, elektronisches Buch
V6; Für was steht XML?
X: eXtensible M: Markup L: Language
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