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Personaladministration


Teil 4 des Lehrgangs Sachbearbeiter Personalwesen


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Was sind Massnahmen im Bezug auf Datenschutz für Daten auf Papier?

  • Zentrale Lagerung in der Personalabteilung
  • Abschliessbarer Raum/Schrank
  • Personaldossier nicht offen herumliegen lassen
  • Feuerlöscher/Wasserschaden vorbeugen -> Archivierurng an trockenen Orten
  • Regelung der Einsichtsnahme

Was sind Vor- und Nachteile bei Jahresarbeitszeit?

Vorteil: Arbeitszufriedenheit der MA, Marketinginstrument, Persönliche Freitheit der MA, Anpassung persönlicher Arbeitsrhytmus bei MA

Nachteil: Erschwerte Kommunikation, Aufwand Planung/Kontrolle, Hohe Eigenverantwortung bei MA, Teamfähigkeit

Was für Tarife hat die Quellensteuer?

  • A-Tarif: Alleinstehende, ledige, getrennt lebende, geschiedene oder verwitwete Personen
  • B-Tarif: Verheiratete, in ungetrennter Ehe lebende Personen (Alleinverdiener)
  • C-Tarif: Verheiratete, in ungetrennter Ehe Doppelverdiener
  • D-Tarif: Personen mit Nebenerwerbseinkommen oder mit Ersatzeinkünften
  • E-Tarif: Personen mit kleinen Arbeitsentgelten aus unselbständiger Tätigkeit (im vereinfachten Abrechnungsverfahren)
  • H-Tarif: Alleinstehende Personen (ledige, geschiedene, getrennt lebende und verwitwete), die mit Kindern oder unterstützungsbedürftigen Personen zusammenleben und deren Unterhalt bestreiten.

Was sind Vor- und Nachteile bei Teilzeitarbeit?

Vorteil: Weniger Lohnkosten bei AG, Gezielter Einsatz von Spezialisten, Steigerung Arbeitszufriedenheit, Anpassung persönlicher Bedürfnisse bei AN

Nachteil: Mehraufwand Kommunikation, Weniger Einkommen bei AN, Altersvorsorge verschlechtert sich bei AN

Welche Punkte muss man beim Erstellen eines Arbeitszeugnisses beachten?

Die Angaben müssen:

  • wahr
  • wohlwollend
  • klar
  • individuell
  • vollständig sein

Was sind Massnahmen im Bezug auf Datenschutz für elektronische Daten?

  • Zugang zum Netz mit ID und PW
  • Programmschutz mit Zugriff nur für berechtigte Personen
  • Zugriffsüberprüfung/Meldung
  • Überprüfung aller Datenträger auf Viren
  • Firewall
  • Verschlüsselung der Datenübermittlung
  • Absicherung der Stromversorgung

Was können Inhaltesbereiche in einem Personalhandbuch sein?

  • Personelle Führung
  • Anstellung/Reglemente
  • Lohn
  • Aus- und Weiterbildung
  • Soziales und Dienstleistungen
  • Versicherungen
  • Checklisten
  • Prozesse

Welche Arten von Änderungen gibt es im Handelsregister Eintrag?

  • Löschung der Zeichnungsberechtigung von Prokurist, Geschäftsführer oder Direktor
  • VR-Mitglied
  • Namensänderung bei Heirat oder Scheidung
  • Wohnortswechsel
  • Interne Versetzung

Nenne einige Arbeitsinstrumente der Personaladministration.

  • Standardvorlagen für Korrespondenz (Bewerbungsabsage, Eingangsbestätigung)
  • Formulare (Mitarbeitergespräch, Austrittsgespräch)
  • Checklisten (Eintritt/Austritt. Pensionierung, Alkohol am Arbeitsplatz)
  • Handbücher (Personalhandbuch)
  • Listen, Verzeichnisse (Telefonlisten, Mitarbeiterlisten)
  • Flussdiagramme (Beförderungen)
  • Merkblätter, Leitfäden (frühzeitige Pensionierung, Unfallprävention)
  • Personaldossiers (Archivierung)
  • PIS (Personalinformationssystem)
  • Internet, Intranet

Was sind die Hauptprozesse im Eintritt von Mitarbeitern?

  1. Vorbereitung (Checkliste für Linie und Personal)
  2. Eintrittstag (Programm für Linie und Personal, Unterlagen für MA)
  3. Probezeit (Einführung in die Funktion, Probezeitgespräch)

Was sind interne Ansprechpartner einer Personalabteilung?

  • Telefonzentrale/Empfang
  • Sicherheitsdienst
  • Verantwortliche Berufliche Grundbildung
  • Finanzen
  • Geschäftsleitung
  • Arbeitnehmervertretung
  • Vorgesetzte/Linie
  • Mitarbeiter

Wie lauten die 6 Bausteine in einem Vollzeugnis?

Baustein 1: Titel, Angaben zur Person

Baustein 2: Anstellungsdauer, Funktion, org. Eingliederung, allfällige Beförderungen

Baustein 3: Aufgaben inkl. Verantwortungen und Kompetenzen, besonderes Fachwissen

Baustein 4: Qualifikationen, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung

Baustein 5: Austrittsgrund und kündigende Partei

Baustein 6: Schlusssatz, Grad des Bedauerns, Dank und Zeugnisaussteller

Welche Arten der Karriere gibt es?

  • Fachkarrieren/Projektkarrieren (horizontale Karriere)
  • Linien- und Führungskarrieren (vertikale Karriere)

Welche Rechte hat man beim bilateralen Abkommen zur Personenfreizügigkeit?

  • Geografische und berufliche Mobilität
  • Gleiche Arbeitsbedingungen
  • Koordinierten Sozialversicherungsschutz
  • Gleiche soziale Unterstützung und steuerliche Vergünstigungen
  • Gegenseitige Diplomanerkennung
  • Familiennachzug und auf Erwerbstätigkeit der Familienangehörigen
  • Recht im Land zu bleiben, auch ohne Erwerb
  • Unter gewissen Bedingungen Immobilien erwerben

Nenne Vor- und Nachteile von Fixierter Arbeitszeit.

Vorteil: Einfache Kontrolle, Gleiche Bedingungen für alle, AN wissen woran sie sind

Nachteil: Keine Flexibilität bei Produktionsschwankungen oder Arbeitsanfall

Nenne die zentralen Tätigkeiten in der Personaladministration und ein Beispiel.

  • Informieren: Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen liefern, Daten an Dritte weitergeben (Sozialversicherungen), Daten verwalten/aufbereiten/à jour halten
  • Abwickeln: Hilfeleistung für dezentrale Personalarbeit geben z.B. Zeit/Abwesenheitskontrolle/administrative Abwicklung eines Selektionsverfahrens/Checklisten erstellen/Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten entlasten/Mutationen vornehmen/Beförderungen
  • Abrechnen: Gehalt, Erstellen der Lohnabrechnung, Abrechnung mit Sozialversicherungen, Quellensteuer, Kinderzulagen
  • Überwachen: Krankheit, Unfall, Absenzen Meldungen, Zeit und Ferien, Abläufe, Einhaltung von Weisungen, Lohnpolitik und Vereinbarungen

Was sind Vor- und Nachteile bei Telearbeit/Heimarbeit?

Vorteil: Geringe Kosten, Platz- und Infrastrukturbedarf, AZ meist frei wählbar

Nachteil: Mehraufwand Kommunikation/Organisation/Administration, Abhängigkeit von elektronischen Mittel

Was sind Vor- und Nachteile bei Jobsharing?

Vorteil: Know how Verteilung, Stv Regelung einfacher, Einarbeitung MA, Arbeitsplätze können erhalten werden

Nachteil: Mehrkosten bei Sozialversicherungen, Weniger Einkommen bei MA, geringere Aufstiegschancen

Was gehört alles zum Gesamtpacket von Bewilligungen in der Schweiz (die 7 Dossiers)?

  • Landverkehr
  • Luftverkehr
  • Personenfreizügigkeit
  • Landwirtschaft
  • Technische Handelshemmnisse
  • Öffentliches Beschaffungswesen
  • Forschung

Was können Inhaltsbereiche in einem Mitarbeiterhandbuch sein?

  • Vorstellung der Unternehmung
  • Anstellungsbedingungen
  • Lohn und Versicherungen
  • Aus- und Weiterbildung
  • Soziales und Dienstleistungen
  • Diverses

Welche Tarife gibt es bei der Quellensteuer?

  • A-Tarif: Alleinstehende, ledige, getrennt lebende, geschiedene oder verwitwete
  • B-Tarif: Verheiratete, in ungetrennter Ehe Lebende (Alleinverdiener)
  • C-Tarif: Verheiratete, in ungetrennter Ehe Lebende (Doppelverdiener)
  • D-Tarif: Personen mit Nebenverdienste oder Personen mit Ersatzeinkünften
  • E-Tarif: Personen mit kleinen Löhnen aus unselbständiger Arbeit (Personen im vereinfachten Abrechnungsverfahren)
  • H-Tarif: Alleinstehende, die mit Kindern oder unterstützungsbedürftigen Personen im gleichen Haushalt leben und deren Unterhalt bestreiten

N-Bewilligung (für Asylsuchende, die neu eine Arbeit aufnehmen dürfen)

Erklären Sie den Inländervorrang bei Arbeitsbewilligungen?

Es ist eine gesetzliche Regelung, dass Ausländer aus Drittstaaten in der Schweiz nur dann eine Arbeitsbewilligung erhalten, wenn für die Arbeitsstelle kein Schweizer oder keine EU/EFTA Person gefunden werden kann. 

Bei welchen betrieblichen Situationen sollte man ein Zwischenzeugnis verfassen?

  • Versetzung Vorgesetzter
  • Austritt Vorgesetzter
  • Funktionswechsel
  • Beförderung

Welche Gesetze kommen in der Personaladministration zum tragen?

  • OR
  • Datenschutzgesetz
  • Gleichstellungsgesetz
  • Arbeitsrecht
  • Sozialversicherungensgesetz
  • Steuergesetz
  • Mitwirkungsgesetz

Welche Punkte müssen bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen beachtet werden?

  • Vollständigkeit Lebenslauf 
  • Korrekte Schrift
  • Vollständigkeit Zeugnisse
  • klar strukturiert und sauber
  • ordentlich
  • keine Rechtschreibfehler
  • gutes Foto

Wie lange muss ein Personaldossier aufbewahrt werden?

10 Jahre (Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnausweise)

Was sind 6 Aufgaben die man im Zusammenhang mit der Kündingung zu erledigen hat?

  1. Kündigung bestätigen
  2. Abmeldung bei der Sozialversicherungen
  3. Abrechnung von Ferienguthaben und evtl. Überstunden
  4. Arbeitszeugnisse vorbereiten
  5. Rückgabe Material organisieren
  6. Austrittsgespräch terminieren
  7. letzter Lohn abrechnen

Nenne je 3 Vor- und Nachteile für eine 2-Schicht?

Vorteile: Schichtzulage, individuelle Freizeitgestaltung, Termine einfacher planbar

Nachteile: Rhytmus gerät durcheinander, Gesundheit, Soziales Umfeld leidet

Welche Zeugnisarten gibt es?

  • Arbeitsbestätigung
  • Zwischenzeugnis
  • Lehrzeugnis
  • Vollzeugnis

Was sind 2 Vor- und Nachteile beim Bandbreitenmodell?

Vorteil: Arbeitszufriedenheit der MA, Individuelle Lösungen

Nachteil: Aufwändige Regelung, Variatenauswahl meistens für 1 Jahr/Änderungen schwierig

Was sind mögliche Inhalte von Arbeitszeitreglementen?

  • Ziel, Zweck, Geltungsbereich
  • Arbeitszeit/Arbeitszeitmodell
  • Pausen
  • Überzeit, Vorholzeit, Kompensation
  • Ferien, Feiertage
  • Absenzen
  • Zeiterfassung und Kontrolle
  • Schutzbestimmungen, gesetzliche Vorgaben
  • Folgen bei Reglementverstoss
  • Inkrafttreten

Was sind Kennzahlen eines Personalprozesses?

  • Fluktuationen
  • Überzeit
  • Ungeplante Absenzquote
  • Ferienüberhang zum Jahresende
  • Mitarbeiterbeurteilung fristgerecht eingereicht
  • Mitarbeiterzufriedenheit

Welche Formen von Arbeitszeitmodellen gibt es?

  • Gleitende Arbeitszeit
  • Jahresarbeitszeit
  • Teilzeitarbeit
  • Bandbreitenmodell
  • Jobsharing

Wie lauten die 3 Phasen des Austritts von MA? Und welche Aufgaben gehören dazu?

  1. Kündigungsphase: 
    1. Kündigung bestätigen
    2. Versicherungsfrage klären/Gespräch suchen
    3. Vorgesetzten informieren
  2. Kündigungsfrist:
    1. Nachfolge planen
    2. Schlusszeugnis erstellen
    3. Ferien/Überzeit berechnen
    4. Abmeldung von Versicherungen
  3. Austritt und Abschluss:
    1. Schlüssel/Badge zurück
    2. Zeugnis abgeben
    3. Austrittsgespräch

Welche Aufgaben hat der Arbeitgeber bei Quellensteuer?

  • Er muss die Beschäftigung von Personen, die quellensteuerpflichtig sind, inner 8 Tagen nach Antritt der Steuerbehörde melden
  • Er haftet für die Entrichtung der Quellensteuer.
  • Er erhält eine Bezugsprovision

Was sind Vor- und Nachteile einer internen Personalsuche?

Vorteil: schnelleres Einarbeiten, geringere Kosten, kennt bereits das Unternehmen

Nachteil: Motivation sinkt bei Absage, Betriebsblindheit, eventuell Unstimmigkeiten bei Vorgesetzen

Nenne 3 Ziele der Personaladministration?

  • Personaldaten zur Verfügung stellen
  • Effiziente interne und externe Abläufe organisieren
  • Personaldaten zur Gewährung einer internen Kommunikation aktuell zur Verfügung stellen
  • Schnittstellen effizient auf einander abstimmen
  • Alle Informationen über das Pesonal eines Unternehmens bereit zu stellen
  • Administrative Unterstützung der Linienvorgesetzten
  • Auswertungen erstellen und zur Verfügung stellen

Was sind externe Ansprechpartner einer Personalabteilung?

  • Bewerber
  • Polizei
  • Medien
  • Andere Firmen
  • Sozialämter
  • Verbände
  • Versicherungen
  • Behörden

Welche Bewilligungsarten gibt es?

  • L-Bewilligung (Kurzaufenthalt bis max. 364 Tage)
  • B-Bewilligung (Aufenthalt für bis 5 Jahre)
  • C-Bewilligung (Niederlassung, ist unbefristet)
  • G-Bewilligung (Grenzgänger, Dauer des Arbeitsvertrags oder bis 5 Jahre)

Welche Massnahmen kennen Sie für eine Reduktion des Personalbestandes?

  • Teilzeitarbeit
  • Kurzarbeit
  • befristete Verträge
  • Frühpensionerung
  • Entlassungen
  • Freiwilliges Ausscheiden

Welche Zeichnungsberechtigungsarten gibt es?

  • Vollmacht
  • Handlungsvollmacht (i.V. oder i.A.)
  • Prokura (ppa.)
  • Generalvollmacht

Nenne jeweils ein Beispiel für einen Ersatzbedarf, Neubedarf und Personalabbau in der Personalplanung?

  • Ersatzbedarf: Durch Kündigungen, Pensionierungen braucht es Ersatz von Mitarbeitern.
  • Neubedarf: Durch Veränderung und Erweiterung der Aufgaben oder Geschäfsfelder braucht es neue Mitarbeiter.
  • Personalabbau: Rechtzeitiges Reagieren der Unternehmensleitung mittels Umstrukturierung auf veränderte konjunkturelle Auswirkungen  verhindern.

 

Was ist eine Änderungskündigung?

Alter Arbeitsvertrag wird aufgelöst und neuer Arbeitsvertrag wird angeboten, z.b. vorher eine 100% Position, neu kann der AG nur noch eine 50% Stelle anbieten.

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für ein PIS (Personalinformationssystem)?

  • Operativ: Stammdaten für Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Jubiläums-&Telefonlisten, Zutrittskontrolle
  • Taktisch: Stellenbeschreibungen, Fehlzeiten, Arbeitsplatzbewertungen, Anforderungsprofil
  • Strategisch: Personalkosten, Weiterbildung, Personalzusammensetzung nach Alter/Geschlecht/Organisationsgrad

Welche Arbeiten können vor dem 1. Arbeitstag vorbereitet werden? Welche Arbeiten können am Eintrittstag erledigt werden?

VORHER: Kontakt zu neuen MA halten, Programm für den 1. Tag erstellen, Einführungsprogramm duch VG erstellen lassen, Empfang und andere Mitarbeitende informieren, Arbeitsplatz einrichten, Gotte/Götti bestimmen, Personaldossier eröffnen

AM TAG: Empfang, Erste Informationen erteilen, Arbeitsplatz besichtigen, Vorstellungsrunde, Gotte/Götti vorstellen, erste Tätigkeiten bereit halten, Feedbackgespräch am Abend mit VG durchführen, gemeinsames Mittagessen

Welche Faktoren werden beim Bewilligungsverfahren unterschieden?

  • Erstmalige Erwerbstätigkeit
  • Angehörige EU/EFTA oder von Drittstaaten
  • Stellen-, Berufs-, und Kantonswechsel
  • Gültigkeit von Bewilligungen

Was für Ziele hat ein Austrittsgespräch?

  • Die wahren Austrittsgründe eruieren
  • Schwachstellen im Unternehmen erkennen
  • (Un-) Zufriedenheit mit der Arbeit klären
  • Dem MA Gelegenheit bieten, Unausgesprochenes loszuwerden
  • Einverständnis für Referenzauskunft einholen
  • Informationen bezüglich Versicherungen abgeben

Nenne je 3 Vor- und Nachteile für Gleitzeit.

Vorteile: Motivierte MA, fördert die Eigenverantwortung, Anpassung an Auftragsschwankungen

Nachteile: schlecht planbar, Stundensammler, Aufwendig in Führung und Organisation

Nenne jeweils ein Beispiel für eine quantitative und eine qualitative Personalbedarfsplannung.

  • Quantitativ: Wie viele personelle Ressourcen brauchen wir, um die Unternehmensziele zu erreichen?
  • Qualitativ: Planbare Fehlzeiten wie Ferien, Sonderurlaub, Weiterbildungen / Unplanbare Fehlzeiten wie Krankheit, Unfall / Planbare Fluktuationen wie Pensionierungen, befristete Verträge

Wie lauten die 4 Gründe, die zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses führen?

  1. Ablauf eines befristeten Vertrages
  2. Kündigung bei unbefristeten Vertrag durch AG oder AN
  3. Kündigung im gegenseitigem Einvernehmen mit einem Aufhebungsvertrag
  4. Natürliche Personalabgänge (Pensionierung, etc.)
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